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Modul A: Microsoft Office

Lektion 1: Einführung

1.1 Microsoft als Monopolist, aber es gibt Alternativen!

Wenn man von Office-Anwendungen spricht, so meint man in der Regel die Familie der Office Produkte von Microsoft. Sicherlich gibt es auch eine Reihe anderer Hersteller von Office-Produkten, z.B. die IBM-Corporation mit ihrem Lotus-Symphony oder Open Office als mittlerweile sehr beliebte Open-Source-Alternative, aber Microsoft hat sich durch die Herausbildung eigener Standards und einer ungeheuren Promotion zum Marktführer gemacht und die Konkurrenz in Randbereiche und letzte Nischen von Spezialsoftware zurückgedrängt.

Office, also Büro. Das deutet auf Arbeit hin, eine Menge Arbeit sogar! :-( Aber wer sagt denn Arbeit könne keinen Spaß machen? Die enormen Gestaltungsmöglichkeiten, die von dieser (wohl wichtigsten) Errungenschaft Microsofts ausgehen sind so enorm, sodass die Büro-Arbeit in den letzten fünfzehn Jahren einiges an Schrecken verloren hat. Eines hatten die Entwickler des Office-Paketes wohl nicht bedacht: Dass die Experimentierfreude der Anwender so sehr steigt, dass der Papier-Verbrauch, der ursprünglich gesenkt werden sollte, verzehnfacht wurde und darüber hinaus die Arbeit oftmals langsamer vonstatten geht als zuvor. Es ist halt mittlerweile unmöglich geworden ein Schreiben mit einem durch Korrekturflüssigkeit korrigierten Schreibfehler herauszuschicken. Das Schreiben wird noch einmal ausgedruckt, weil es doch "eh noch im Rechner ist". Diese Einstellung führt nicht nur bei Umweltschützern, sondern auch bei vielen Chefs immer mehr zu Sorgenfalten, denn die gestiegenen Papierkosten und die kostbare Arbeitszeit wird so vergeudet. Auf der Anderen Seite legen viele Empfänger heute großen Wert auf die optische Gestaltung ihrer Briefe...

Wenn Sie nun in der unglücklichen Situation sind, sich ganz neu mit der Software befassen zu müssen, dann stehen Sie vor einem schier unüberwindbaren Berg und Sie werden kaum wissen, wo Sie anfangen können. Diese Schulung will Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie kann natürlich nicht alle Funktionen in letzter Tiefe beschreiben und will das auch nicht. Speziell dann, wenn Sie sich mit Microsoft Excel, der Tabellenkalkulation, beschäftigen, werden Sie sehr schnell auf eigenen Beinen stehen müssen, aber dieser Kurs bringt Sie an einen Punkt an dem Sie dann auch wissen, wo Sie weitermachen können und wie Sie an die benötigten Funktionen kommen.

1.2 Die Office Suite - eine Sammlung von Programmen

Microsoft Office ist nicht ein einzelnes Programm, sondern eine Sammlung von Programmen mit jeweils einem eigenen Fokus. Man spricht daher auch von der Microsoft Office "Suite". Der Clou ist jedoch, dass alle eine ähnliche, durchgängige Benutzeroberfläche (engl. GUI = graphical user interface) haben, die das arbeiten mit jedem Programm erleichtert, wenn man erst einmal ein Programm einigermaßen beherrscht. Welche Programme gibt es denn nun? Folgende Programme sind Teil der Office Pakete.

Symbol	Programm (Erklärung)	Basic	Home and Student	Standard	Small Business	Professional	Professional Plus	Enterprise	Ultimate
	Word (Textverarbeitung)
	Excel (Tabellenkalkulation)
	PowerPoint (Präsentationsgenerator)
	Outlook (Kommunikationsplattform mit E-Mail-Client, Newsreader, Kalender, RSS-Reader, Organisationsprogramm (In der Suite für Mac: kommt an dieser Stelle "Entourage" zum Einsatz)
	Picture Manager (Bildbearbeitungstool)
	OneNote (Digitales Notizbuch)
	Publisher (Desktop Publishing Tool zum Erstellen von Marketing-material, Flugblättern, Visitenkarten etc.)
	Access (Datenbank-Tool)
	InfoPath (Tool zum Erstellen von Formularen)
	Groove (Kollaborationsprogramm zum Zusammenarbeiten über Netzwerk)
	Enterprise Management Electronic Forms
	Visio (Planungs- und Visualisierungstool)
	Project (Projektmanagement-Tool)
	Share-Point (Groupwareplattform)
	Accounting 2008 (Buchführungssoftware)
	FrontPage (nur bis Office 2003, danach abgelöst durch Microsoft Expression Web) (HTML-Generator)
	MapPoint (Programm zum Erstellen von Landkarten) (eingestellt)

1.3 Entwicklungsstammbaum Microsoft Office

Das Officepaket von Microsoft gibt es nun bereits seit etwa 25 Jahren. Mit den Jahren ist nach und nach der Programmumfang erweitert und an die gestiegenen Möglichkeiten angepasst worden. Der Entwicklungsstammbaum ist hier zu finden:

Übersicht über die Office-Versionen

Name (Codename) Version / Jahr höchstes SP		Infos
Office 2010 14 / 2010 SP 0		Benutzerinterface von Office 2007 wurde weiterentwickelt. Versionsnummer "13" wurde ausgelassen um ein schlechtes Omen zu vermeiden.
Office 2008 12 / 2008 SP 0		Version für Mac OS (alle CPU-Typen) völlig überarbeitetes GUI neues Dokumentformat (Open XML Format) (als Special Media Edition auch mit Microsoft Expression Media)
Office 2007 12 / 2007 SP 2		- völlig überarbeitetes GUI - mit einem Plugin können direkt     PDF-Dokumente erstellt werden - Teilung in Productivity Suite  (Microsoft Office) und Creativity   Suite (Microsoft Expression) - neues Dokumentformat   (Open XML Format)
Office 2004 11.3.8 / 2004 SP 2 Service bis 2009 Ext. Service bis 2014		Version für Mac OS (nicht mit Intel CPU)
Office 2003 11 / 2003 SP 3 Ext. Service bis 2014		überarbeitete Symbolleisten, Miniaturansichten für Word kann mit Konverterpack Open XML-Dokumente von Office 2007 lesen und schreiben
Office X 10 / 2003 Ext. Service bis 2011		Version für Mac OS (nicht mit Intel CPU)
Office xp / Office 2002 10 / 2002 SP 3 Ext. Service bis 2011		Umstellung vieler Dialoge auf Operationen in der Sidebar, Freitext-Suchhilfefeld Integration von Office Online
Office 2000 9 / 2000 SP 4		enthielt erstmalig auch Visio und Project (vorher gab es Project 98 und Visio von der Visio Corporation jeweils einzeln)
Office 97 8 / 1997		enthielt Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook
Office 95 7 / 1995		erste Version, mit Unterstützung für lange Dateinamen unter Windows 95 enthielt Word, Excel, PowerPoint, Access, Scheduler
Office 6 6 / 1993		erste Version nur für Windows, vorher gab es auch eine eigene Version für MS-DOS. letzte Version für Windows 3.x
Office 1 - 2 (Versionen 3 -5 wurden ausgelassen um Namensgleichheit zu den Mac-Versionen herzustellen)		enthielt zunächst nur Excel, dann Word , später PowerPoint und Access

1.4 Die Philosophie der Office-Familie

Ich erwähnte bereits, dass das Design der Benutzeroberfläche so gestaltet ist, dass eine möglichst durchgängige Bedienung möglich ist. Neben dieser Einheitlichkeit, sind drei weitere Prinzipien bei der Erstell

a. Intuitive Programmführung

Man spricht deshalb von der Office-"Familie", weil die einzelnen Anwendungen/Programme Ihre Verwandtschaft zueinander nicht verbergen können:
Ihr Aussehen folgt klaren Grundsätzen und ihre Bedienung ist sehr ähnlich. Oft ist der Umgang damit so ähnlich, dass es keiner weiteren Schulung mehr Bedarf und jemand der mit einem Programm umgehen kann die restlichen auch spielend erlernt. Das nennt man intuitiv. Diese intuitive Programmführung wird noch ergänzt durch einige weitere ganz wesentliche Prinzipien.

b. Das Prinzip der Kompatibilität

Daten können (relativ) problemlos von einer zur anderen Anwendung übertragen werden. Dabei steht Ihnen neben der Windows Zwischenablage, die Standardmäßig dafür verwendet wird Daten zwischen Programmen auszutauschen, die deutlich bessere Office Zwischenablage sowie häufig Export- und Importfunktionen zur Verfügung.

c. Das WYSIWYG-Prinzip

Hierbei handelt es sich nicht um ein finnisches Nationalgericht, sondern um das Prinzip von: What You See Is What You Get. Dieses Prinzip besagt, dass ein Ausdruck oder eine Projektion des erstellten Dokumentes der Bildschirmansicht haargenau entspricht. Möglich wird dies zum einen durch die Idee, dass verwendete Ausgabematerial (zum Beispiel ein DIN A4- Papier) in korrekten Proportionen der Arbeitsfläche einer Anwendung zu Grunde zu legen. Zusätzlich dazu werden schon seit geraumer Zeit fast ausschließlich so gennante True Type-Schriftarten verwendet. Mittlerweile gibt es auch noch Schriftarten, die speziell für die Ausgabe auf TFT-Bildschirmen oder mit Beamern konzipiert worden sind, die sogenannten Clear-Type- Schriftarten, die unter Windows-Vista und Windows^xp zur Verfügung stehen. Die Schriftzeichen dieser Schriftarten werden vom Drucker im Prinzip wie kleine Bilder verwaltet und dementsprechend ausgegeben. Vorher gab es feste Druckerschriftarten, deren Ausgabe nicht authentisch war. Dieses Prinzip wird fast überall beachtet. Nur in einigen wenigen Programmteilen kann es vorkommen, dass dann doch eine geringe Abweichung entsteht.

d. Prinzip der Vorlagen- und Assistenten-Verwendung

Alle Office-Programme kennen Vorlagen. Dies sind bereits fertige Beispiel-Dokumente, die dann mit eigenen Daten gefüllt werden können. Es ist auch möglich selbst Vorlagen zu erstellen. Dazu lediglich eine Datei ganz normal erstellen, und anschließend im Dialogfeld: Speichern unter... des Dateimenüs bei Dateityp die entsprechende Vorlage auswählen. Darüber hinaus kennen die Office-Anwendungen noch sog. Wizards oder Assistenten. Dies sind kleine Miniabfragen, die bei der Erstellung eines Dokuments (zum Beispiel einer Urkunde) helfen und dem "Ersteller" quasi die ganze Arbeit abnehmen. Denn wenn alle benötigten Informationen beieinander sind, erstellt der Assistent das gewünschte Dokument völlig selbstständig.

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Letzte Aktualisierung 24.07.2011 13:00 Uhr
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