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Modul A: Microsoft Office

Lektion 3: PowerPoint

Im beruflichen Alltag ist es wichtig andere auf dem Laufenden zu halten. Am besten teilt man seine Arbeitsergebnisse so mit, dass möglichst viele Aufnahmekanäle des Zuhörers beteiligt sind. Dadurch erhöht sich die Quote des Gemerkten merklich. Ein Hilfsmittel dazu ist PowerPoint.

Hier müssen Sie sich wieder entscheiden: Wollen Sie Informationen zu PowerPoint 2003 oder PowerPoint 2007?

3.5 Präsentieren

Ist die Präsentation soweit fertig, geht es an das eigentliche Präsentieren. Natürlich ist klar, dass dieser Kurs Ihnen nur ein paar Hilfestellungen zum Präsentieren geben kann. Präsentationsseminare füllen häufig drei Schulungstage oder mehr. Zunächst müssen Sie wissen, dass die Präsentation als anspruchsvolle Form der Informationsweitergabe häufig rein unidirektional ist. Das heißt es gibt wenig bis keine Rückkopplung für Sie als Präsentator. Andererseits sind Sie aber auf eine Rückmeldung angewiesen um beurteilen zu können, ob Ihre Zuhörerschaft noch auf der Höhe ist, denn niemand wird zu einem guten Moderator, Präsentator oder Mittler geboren. Hartes Training, objektive Fremd - und Selbstkontrolle lassen einen Präsentator reifen und sich seiner Sache sicherer werden. Unpassende Zwischenfragen, Blackouts sowie übersehene Unstimmigkeiten sind bestens dazu geeignet den Präsentationsfluss zu stören und den Präsentator aus dem Tritt zu bringen. Die Sicherheit während des Vortrages wird aber schon bedeutend gestärkt, wenn alle Vorarbeiten vom Auswerten und Aufbereiten der Information bis hin zur Raumauswahl, Raumausstattung und Probedurchläufen erfolgreich abgeschlossen sind. Der beste Weg einen Vortrag oder eine Präsentation erfolgreich "über die Bühne" zu bringen ist aber immer noch:

• Seien Sie sicher im Thema. Erzählen Sie nichts von dem Sie keine Ahnung haben!
• Haben Sie immer einen Plan B und Plan C, seien Sie niemals unvorbereitet und kalkulieren Sie so viele Risiken wie möglich ein.

3.5.1 Vorarbeiten

Bei der Vorbereitung der Präsentation sollte sich der Präsentations-Ersteller über einige wichtige Umstände Gedanken machen um einen Erfolg seiner Präsentation nicht zu gefährden.

a. Technische Ausstattung des Raumes...(Infrastruktur, Helfer, Verpacken für CD)

Welche Geräte, Einrichtungen stehen mir am Ort der Präsentation zur Verfügung? Kann ich mit Pinnwänden arbeiten, steht ein Flipchart zur Verfügung, habe ich gar einen Beamer im Repertoire? Ein Beamer ist auch heute noch keine Selbstverständlichkeit. Falls in der PowerPoint-Präsentation Hyperlinks auf Seiten im Internet gesetzt sind, ist es wichtig vorab zu klären, ob ein Internetzugang überhaupt zur Verfügung steht. Im anderen Fall sollte man zusehen, dass man die Seite offline verfügbar hat.
Kann man während der Projektion den Raum abdunkeln lassen? Viele Projektionen sind aus weiterer Entfernung bei fehlendem Kontrast durch Überbeleuchtung nicht mehr zu erkennen. Ideal ist folgende Kombination:
Abgedunkelter Raum mit Beamer und Lichtspot zur Beleuchtung des Präsentators.
Ihr Plan B sollte aber auf jeden Fall ein Exzerpt Ihrer Präsentation sowie - wenn es ganz wichtig ist, dass die Präsentation ein Erfolg wird - Ausdrucke Ihrer Folien für alle Teilnehmer beinhalten.

Bedenken Sie dabei jedoch, dass Sie auch jemanden benötigen, der das Licht für Sie ein- und ausschaltet, jemanden der den Spot bedient und jemanden, der für Sie den Computer mit der Präsentation bedient. Insgesamt sollten alle Zuarbeiter ihres Teams genauso sicher wie Sie in der Präsentation sein, damit alles reibungslos abläuft. Üben Sie zusammen. Es gibt nur Eines, das noch unprofessioneller als ein nicht aufeinander eingespieltes Team wirkt: Jemand, der versucht alles alleine zu schaffen und dann scheitert.
Manchmal gibt es jedoch keine Möglichkeit Helfer in Anspruch zu nehmen. Dies kann zum Beispiel aus Ressourcengründen der Fall sein. Was tun Sie dann? Eine Möglichkeit - die schlechtere übrigens - wäre es die Timerfunktion von PowerPoint zu aktivieren. Sie könnten dann bei der Animation sämtliche Effekte mit einer fest eingestellten zeitlichen Verzögerung einstellen. Der große Nachteil dabei ist, dass sie mit allen Punkten dann tatsächlich nach der eingestellten Zeit fertig sein müssten und PowerPoint nicht auf sie wartet, wenn sie noch Zwischenfragen zu beantworten haben oder mit Ihren Ausführungen nicht fertig sind. Das wäre zweifelsohne ziemlich peinlich. Also wäre die bessere Möglichkeit sich der Funktionalität einer Funkmaus oder eines Controllers zu bedienen. Bei jedem Klick verändert sich dann die Animation wie gewohnt, nur dass Sie alle Veränderungen sprichwörtlich in der Hand haben.

Wenn Sie kein eigenes Notebook mitbringen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Präsentation auch auf einem dort vorhandenen Rechner halten können. Dazu muss nicht einmal PowerPoint dort installiert sein, es reicht der freie PowerPoint-Viewer von Microsoft. Am wenigsten Risiko gehen Sie ein, wenn Sie die Präsentation direkt mit dem Viewer in ein Paket einbinden. PowerPoint bietet dazu eine sehr schöne Hilfe an, die Funktion Verpacken für CD. Bei PowerPoint 2003 finden Sie sie im Menü "Datei" --> "Verpacken für CD" bei PowerPoint 2007 im Office-Menü unter "Veröffentlichen" --> "Verpacken für CD". Es erscheint dann in beiden Fällen ein Dialogfeld wie dieses:
Hier können Sie Ihr Präsentationspaket zunächst mit einem Namen versehen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie mehrere dieser Pakete erstellen wollen und auf einem Datenträger transportieren wollen.
Standardmäßig wird dann die aktuelle Datei in das Paket eingebunden. Über den Button "Dateien hinzufügen..." können Sie jedoch auch weitere Präsentationen in das eine Paket mit aufnehmen.
Über den Button "Optionen..." können Sie festlegen, dass alle enthaltenen Schriften und / oder Mediendateien wie Audios und Videos direkt mitimportiert werden. Das hat den Vorteil, dass diese Dinge nicht manuell mitkopiert werden müssen und das Problem der Pfade (siehe weiter oben) stellt sich auch nicht.
Über die Schaltflächen "In Ordner kopieren..." oder "Auf CD kopieren" haben Sie die wahl die ganze Sache entweder auf einen USB-Stick zu kopieren, was in der Regel praktischer ist oder direkt auf eine CD zu brennen, was normalerweise nur in Frage kommt, wenn Sie die Präsentation per Post verschicken wollen.

b. Wer ist meine Zuhörerschaft

Früher war hier vornehmlich die Frage von Bedeutung: Halte ich die Präsentation auf Englisch oder auf Deutsch? Schließlich wurden Präsentationen vornehmlich in den größten der großen Firmen, den Global-Players, eingesetzt um Kundenfang (Akquise) zu betreiben oder die Geschäftsleitung über neue Entwicklungen zu informieren. Heute, da die Präsentationen auch im Bereich vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen und bei Behörden Einzug gehalten haben ist es auch wichtig zu wissen aus welchem Wissenskreis die Hörerschaft stammt. Soll zum Beispiel ein Abend zur Bürgerinformation vorbereitet werden, ist es immerhin den ein oder anderen Gedanken wert über den Sprachjargon nachzudenken.

Hierzu ein kleines Beispiel Bei den Informationsveranstaltungen der Dortmunder Schulverwaltung zur Frage PCB-verseuchter Schulen, hatten die Biologie- und Chemielehrer keinerlei Schwierigkeiten den Erklärungen zu Auswirkungen von Polychlorbiphenyl (PCB) auf das menschliche Immunsystem zu folgen. Die 150 Eltern und die anderen Lehrer der Schulen schon. Das schien hingegen den referierenden Arzt nicht weiter zu stören.

 

Was hätte er anders machen können? Er hätte die Präsentation vorher einer unwissenden und unbeteiligten Person vorführen sollen um deren neutrales Urteil zu berücksichtigen. Erfahrene Präsentatoren lassen sich dann auch regelmäßig umfangreiches Feedback während und nach der Veranstaltung geben. Hier reicht es auch oft schon aus nach einem Sinnabschnitt der Präsentation in die Menge zu fragen: "Gibt es dazu noch Fragen?"

c. Person des Referenten

Dass die Kleidung des Referenten der Situation angepasst sein muss, verwundert nicht, denn es ist halt ein Unterschied ob es sich um eine Rede vor den Vereinten Nationen oder vor der Jahreshauptversammlung des örtlichen Kleingärtner-Vereins handelt. Am besten bringen Sie vorher in Erfahrung, welcher Dresscode für den Termin wichtig ist. Wichtig (und oft doch nicht befolgt) sind Aspekte wie:

Freier Vortrag, Deutlichkeit und das sichere Auftreten des Referenten in Hinblick auf Fachwissen. Jemand dessen Fachwissen nicht weit über dem Hörerschaft liegt, läuft häufig Gefahr versierten Rückfragen nicht hinreichend gewachsen zu sein. Dies kann dazu führen, dass der Referierende "unter die Räder" gerät und sein Vortragsziel nicht erreicht.

Sind dann schließlich alle Vorarbeiten erledigt, kann man sich endlich dem Hauptteil, dem Präsentieren widmen.

3.5.2 Vortragsprinzipien, Absichtsstörer

Das wichtigste Prinzip ist: Verlieren Sie niemals Ihr Ziel aus den Augen. Nicht immer sind Präsentationen nur dazu da Information an Ihre Zuhörerschaft weiter zu geben. Häufig benötigen Sie etwas von den Menschen, denen Sie referieren, zum Beispiel eine Mittelfreigabe, eine Erlaubnis oder Zustimmung zu einem Projekt. Gerade wenn es um Geld geht, können Sie sicher sein auch "Feinde" in Ihrer Zuhörerschaft zu haben. Das sind Leute, die das Geld selbst gerne für Projekte verwenden würden, Leute die ein Konkurrenzprojekt vorantreiben wollen und die leer ausgehen würden, wenn Ihr Projekt die Zustimmung erhielte. Diese Menschen können dann unter Umständen selbst oder durch instruierte Personen als "Absichtsstörer" in das Geschehen eingreifen. Scheinbar harmlose Nachfragen sind dann dazu gedacht Sie zu demontieren. Gehen Sie auf keine falschen Kompromisse ein, gestehen Sie nichts ein nur um endlich Ruhe vor jemandem zu haben, Absichtsstörer werden immer weiter nachfragen kritisch, gemein und so, dass Sie nicht auf deren Fragen vorbereitet sein können.
Wenn Sie nun einen solchen Menschen in Ihrer Zuhörerschaft haben, so ist es extrem wichtig diesen entsprechend zu behandeln. Stellen Sie ihn kalt auch ohne ihn anzufeinden, denn wenn Sie ihre Contenance verlieren, laufen Sie Gefahr als unprofessionell zu gelten und dann hätten Sie schon verloren. Wie können Sie nun reagieren:

Erste Stufe: Die ersten Zwischenfragen kommen. Sie wissen noch nicht, ob der Störer sie absichtlich angeht oder wirklich nur interessiert ist. Als Grundregel gilt: Seien Sie geduldig! Beantworten Sie die Fragen, vereinfachen Sie Ihre Darstellung. Ein Formulierungsvorschlag ist: "Interessante Frage. Also für Sie noch einmal..."

Zweite Stufe: Der Störer gibt keine Ruhe. Er fragt erneut nach. Das kann nun an zwei Dingen liegen:
a. Sie haben wirklich schlecht erklärt. Denken Sie erneut nach, ob Sie es noch einfacher darstellen können, warum der Zuhörer sich nicht in Ihre Argumentation einfinden kann. Seien Sie empathisch!
b. Er ist als Absichtsstörer entlarvt. Er ignoriert Ihre Erklärung, sabotiert Ihre Vereinfachung und gibt sich als entweder "extrem dumm" oder "extrem dreist" zu erkennen. Bleiben Sie ruhig, stöhnen Sie nicht, blicken Sie nicht entnervt, das wirkt unprofessionell. Vertagen Sie die Antwort: "Lassen Sie uns diese Frage im Anschluss unter vier Augen noch einmal klären, denn ich denke die Frage ist im Moment nicht von allgemeinem Interesse?" Ansonsten übergehen Sie weitere Zwischenfragen.

Dritte Stufe:
Der Absichtsstörer bleibt hartnäckig und stört die Veranstaltung weiter. Nun müssen Sie Konsequenz zeigen, denn auch das zeichnet einen künftigen Projektleiter aus. Konfrontieren Sie den Störer und fordern Sie ihn auf, die Veranstaltung nicht weiter zu stören. "Ich denke es geht ihnen gegenwärtig nicht darum von mir informiert zu werden, sondern dieses Projekt zu zerreden. Ich habe mich bemüht ihre Fragen hinreichend zu klären, stelle aber nun fest, dass Sie gar nicht ernsthaft um Antworten bemüht sind. Sie können dieser Veranstaltung nun noch weiter beiwohnen, ich werde Ihre Fragen allerdings nicht mehr beantworten. Es steht Ihnen natürlich frei diese Veranstaltung jederzeit zu verlassen."

Vierte Stufe:
Stört die Person weiter, dann werfen Sie sie hinaus: "Ich denke es ist besser Sie gehen jetzt!" Seien Sie jederzeit konsequent.

3.5.3 Rettungsringe

Es kann allerdings auch vorkommen, dass man durch eine wirkliche Rückfrage kalt erwischt wird. Es gibt dann generell folgende Fluchtwege:

Sich vertagen / Die Frage ans Ende stellen
Ist man sich sicher, dass die Frage lediglich Zeit braucht und sie eventuell durch den weiteren Vortrag noch geklärt werden wird, so sollte man dies sagen... ("Gut, dass sie darauf zu sprechen kommen. Ich werde das gleich auch noch tun und bitte Sie so lang um Geduld.") Ist man jedoch nicht so sicher kann man folgendes probieren:
"Diese Frage können wir am Ende der Veranstaltung/meines Vortrages noch klären. Bitte sprechen Sie mich darauf noch einmal an. "Vielleicht erledigt sie sich ja in der Zwischenzeit von selbst oder der Fragesteller vergisst seine Frage in der Zwischenzeit. In jedem Fall hat man allerdings zusätzliche Zeit gewonnen.

Ehrlich sein
Wenn Sie überfragt sind, können Sie es auch zugeben: "Oh ich muss gestehen, da bin ich im Moment überfragt. Ich werde dies aber nachschauen und Ihnen die Informationen schnellstmöglich zukommen lassen, wenn Sie mir Ihre Kontaktdaten geben."

Zeit gewinnen
Greifen Sie die Frage der Hörerschaft auf: "Hmmm. Ist es richtig, dass die Amerikaner nie auf dem Mond waren? Sicher man könnte bei allen Hinweisen darauf, dass es sich nur um geschickt gemachte Studioaufnahmen handelt diesem glauben verfallen..." und jetzt kommt ihr Gegenschlag: ", aber glauben Sie ernsthaft, dass man in den 60er Jahren in der Lage gewesen wäre eine bis heute nicht als sichere Fälschung identifizierte Aufnahme zu machen um sie öffentlich einem ganzen Volk, nein, der ganzen Erde vorzuführen? Glauben Sie nicht, dass das Risiko bereits in den ersten Tagen entlarvt zu werden zu groß war, das Risiko sein Gesicht zu verlieren zu offensichtlich war?" und nun ihr Fazit "Ich glaube nun nicht, dass ein solches Vorhaben in dieser Zeit durchführbar gewesen wäre."

3.5.4 alternative Transfermedien

Immer dann, wenn es um das Erarbeiten von Ergebnissen geht, sollten Sie sich hüten alles bereits fertig vorbereitet zu haben. Das Plenum wird durchschauen, dass Sie nur auf Ihre Ziele hinaus wollen und nicht wirklich an einer Zusammenarbeit interessiert sind. Aus diesem Grund ist PowerPoint an dieser Stelle schlicht ungeeignet und Sie sollten alternative Transfermedien, wie ein Flipchart, eine Medienwand ein Whiteboard oder ein Smartboard benutzen um Ideen zu sammeln.
Hier gibt es eine ganze Reihe von Techniken (Stichworte: Clustern, Mind-Map, Brainstorming, Punktabfrage etc.), die dazu bestens geeignet sind.
Wie aber stellen Sie sicher, dass ein wichtiger Punkt bei einer Abfrage nicht übersehen wird und Sie nachher einen wichtigen Aspekt nicht erwähnt haben? Wenn Sie ein Papiermedium wie das Flipchart verwenden, ist das relativ einfach. Schreiben Sie mit einem dünnen Bleistift das Wort auf dem Flipchart schon vor. Das ist aus der Entfernung kaum zu sehen verhindert aber, dass Sie vergessen diesen Punkt zu erwähnen. Sie sollten aber auf keinen Fall ALLE möglichen Beiträge vorerfassen, denn sonst ist das Plenum wie oben erwähnt nicht lange bereit mit Ihnen zusammen zu entwickeln.

Letzte Aktualisierung 04.06.2011 13:00 Uhr
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