Microsoft Excel 2010

5.1 Das Tabellenblatt

a. Zellen

Bild einer ExcelzelleEin Tabellenblatt besteht aus einem Koordinatensystem aus einer großen Anzahl von Kästchen, die als Zellen bezeichnet werden. Jede Zelle lässt sich durch ihre Koordinatenposition genau bestimmen. Das Koordinatensystem wird horizontal durch Buchstaben und vertikal durch Zahlen bestimmt. Es beginnt oben links mit der Zelle A1 und endet unten rechts mit der Zelle XFD1048756. Sind horizontal alle Buchstaben des Alphabets erschöpft, geht es mit AA, AB, AC einfach weiter. Nach ZZ folgt AAA, AAB, AAC uw. Dies entspricht einem Raster aus 16384 Spalten und 1024x1024 Zeilen. Die aktuelle Position wird immer im sogenannten Namensfeld direkt links oberhalb des Tabellenblatts angezeigt.

Hier geht es zu einem erklärten Screenshot von MS-Excel.

b. Markierungen

In Excel gibt es nur in Ausnahmefällen einen Cursor (nämlich dann, wenn man eine Zelle doppelklickt oder F2 drückt). Ansonsten ist die Schreibmarke ein um die Zelle gelegter stärkerer Rahmen. Die Tab-Taste bewegt diesen Cursor eine Zelle nach rechts. Die Enter-Taste schließt eine Eingabe ab und bewegt ihn eine Zelle nach unten. Beides gilt nicht, wenn es sich um ein geschütztes Formular handelt, dann springt der Cursor zur nächsten beschreibbaren Zelle. Sollen große Entfernungen übersprungen werden, so bietet es sich an, die Zellkoordinaten der Zielzelle direkt in das Namensfeld einzugeben. Nach Bestätigung mit Enter steht der Cursor an der neuen Position. Strg+Pos1 bringt ihn wieder in die Zelle A1.

Möglichkeiten zur Zellmarkierung

Es ist in Excel möglich, nur Teile / Inhalte einer Zelle zu markieren. Dies kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn Sie die Schriftart nur einem Teil der Zelle fetten wollen. Klicken Sie dazu doppelt in die Zelle und markieren Sie den gewünschten Inhalt. Anschließend können Sie die Formatierung ändern. Eine einzelne Zelle ist bereits markiert, wenn der stärkere Zellenrahmen die Zelle umschließt. Alles, was sie nun ändern, bezieht sich immer auf diese Zelle.
Manchmal ist es aber auch sinnvoll, mehrere Zellen zu markieren. Zusammenhängende Zellen werden als Zellbereich bezeichnet. Markieren Sie dazu die erste Zelle, halten Sie nun die Shift-Taste und markieren Sie die letzte Zelle, die zu Ihrer Auswahl gehören soll. Ein Zellbereich, der in Zelle A1 beginnt und in Zelle A8 endet würde kann in Excel so angesprochen werden: "A1:A8". Zellbereiche müssen sich nicht auf eine Spalte oder Zeile beschränken. Ein Zellbereich der die Zeilen 1 bis 8 der Spalten A, B und C umfasst würde als "A1:C8" angesprochen.
Es können auch nicht zusammenhängende Zellen verbunden werden. Klicken Sie zunächst auf die erste Zelle dieses losen Verbundes. Diese ist damit ja bereits markiert. Halten Sie nun die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander jede gewünschte Zelle an. Haben Sie versehentlich eine Zelle zu viel ausgewählt, klicken Sie einfach erneut auf sie. Auf diese Weise lassen sich Zellen ein- und ausschalten. Wollen Sie einen solchen Zellenverbund ansprechen, würde dies über die einzelnen Zellenkoordinaten jeweils getrennt durch ein Semikolon geschehen. Das links gezeigt Beispiel würde mit "A1;A2;B3;A4;A5;B5;A6" angesprochen.
Sollen eine gesamte Zeile oder Spalte markiert werden, können Sie einfach auf die Schaltfläche vor der Zeile (z.B. "5") oder über der Spalte (z.B. "G") klicken. Eine ganze Zeile kann zum Beispiel mit 5:5, eine ganze Spalte kann mit G:G angesprochen werden. Die Schaltfläche können Sie jedoch auch dazu verwenden, um die Zellengröße anzupassen. Ein Doppelklick zwischen zwei Spalten passt die links davon stehende Spalte auf die optimale Breite an. Ein Doppelklick zwischen zwei Zeilen passt die darüber liegende Zeile auf die optimale Höhe an. Ein Klick auf die Schaltfläche in der oberen linken Ecke zwischen A und 1 markiert das ganze Tabellenblatt.
Es ist auch möglich, mehrere Tabellenblätter zu markieren. Das hat den Effekt, dass jede Änderung im aktuellen Tabellenblatt - nennen wir es TB1 - in der entsprechenden Zelle des anderen Tabellenblattes ebenfalls vorgenommen wird. Um mehrere Tabellenblätter zu markieren halten Sie die Steuerungstaste während sie auf den Tabellenblattreiter klicken. Sie können auch mehrere Blätter markieren und auch wieder "ausschalten". Die Blätter müssen dazu nicht nebeneinander stehen.
Tabellenblätter markieren

Icon: InfoTipp: Geben Sie dem Zellverbund einen Namen

Jedem Zellverbund, ob zusammenhängend oder lose, können Sie einen dauerhaften Namen vergeben. Dies ist gerade bei einem losen Zellverbund vorteilhaft, damit sie später nicht jedes Mal wieder alle Zellen einzeln markieren und auf die zuvor beschriebene Weise in Formeln anprechen müssen.

Zum Vergeben eines Namens markieren Sie den gewünschten Zellverbund, anschließend klicken Sie in das Namensfeld und tippen einen sprechenden Namen ihrer Wahl ein, z.B. "Verbund1" oder "Jahreseinnahmen". Drücken Sie zur Bestätigung nun noch die Entertaste. Die markierten Zellen sind unter dem von Ihnen gewählten Namen bekannt und können so in Formeln angesprochen werden.

Um es auszuprobieren klicken Sie nun auf eine Zelle, die nicht in ihrem Verbund ist, zum Beispiel die Zelle D8. Wenn Sie nun in das Namensfeld klicken, dort Verbund1 eingeben und mit Enter bestätigen, ist ihr zuvor erstellter Zellverbund wieder markiert.

c. Zellgröße anpassen, Zellen verbinden

Gerade beim Eingeben von Text kann es manchmal nötig sein, eine Zelle zu vergrößern, da sonst der Platz in ihr nicht ausreicht um den Text ganz darzustellen. Soll die Breite einer Zelle verändert werden, muss der Mauszeiger zwischen zwei Spaltenschaltflächen (nämlich die der gewünschten Spalte und der rechten Nachbarspalte) geführt werden. Dieser verändert sich und es kann nun durch gedrückt halten der linken Maustaste die Spaltenbreite verändert werden. Analog dazu funktioniert dies bei der Zeilenhöhe auch.
Es können auch zwei oder mehrere benachbarte Zellen zu einer verbunden werden. Dazu sind beide Zellen auszuwählen und das Symbol Schaltfläche verbinden und zentrierenzu betätigen. Wenn Sie es mit dem kleinen Dropdownpfeil auf der rechten Seite "aufklappen" kommen weitere Optionen zum vorschein, unter anderem auch das "Gegenmittel" Zellverbund aufheben.
Schaltflächen Zelleverbund

5.2 Bedienelemente von Excel

5.3 Dateneingabe

a. Datenformat

Prinzipiell können Sie in jede Tabellenzelle beliebige Daten eingeben. Excel ist es zunächst egal, ob Sie Text, Zahlen, Datumswerte oder einen Währungswert wie 119,90 € eingeben. Standardmäßig haben Zellen zwar kein bestimmtes Format, Excel versucht jedoch zu interpretieren. Ein Beispiel: Wenn Sie in eine Zelle "13:00" eingeben, geht Excel von der Uhrzeitangabe "13:00 Uhr" im Format hh:mm aus und stellt das Zellformat auf Uhrzeit ein. Analog gilt dies, wenn Sie Zahlen im Format 01.01.2001 eingeben. Excel stellt die Formatierung einer solchen Zelle zum Beispiel auf ein Datumsformat ein.
Das Zellformat bleibt auch so eingestellt, wenn Sie den Inhalt wieder herauslöschen. Ist zum Beispiel eine Zelle einmal für Datumsangaben formatiert und Sie geben eine Ganzzahl ein, dann wird diese Zahl als die Anzahl von Tagen angesehen, die seit dem 1.1.1900 vergangen sind. Sie können das Zellformat jedoch jederzeit wieder ändern. Markieren Sie aus dem Kontextmenü der markierten Zelle "Zellen formatieren" Es erscheint dann dieses Dialogfeld:
Dialogfeld Zellen formatieren
Aus der neben stehenden Liste kann nun eine Kategorie und anschließend ein konkretes Zellformat ausgewählt und angepasst werden. Die beiden Reiter "Ausrichtung", "Schrift", "Rahmen" und "ausfüllen" bieten Ihnen Möglichkeiten, das Aussehen von Schrift und Zellen optisch zu verändern. Darauf kommen wir später noch einmal zurück. Der letzte Reiter "Schutz" wird im Bereich der Formularentwicklung noch einmal interessant. Er ermöglicht das Freischalten einer Zelle zur Dateneingabe, wenn das Tabellenblatt insgesamt gesperrt ist.

Icon: InfoBesonderheiten bei der Eingabe

Soll wirklich nur Text eingegeben werden, der nicht mehr für andere Sachen gebraucht wird, können Sie entweder die Zelle zur Verwendung mit Text formatieren oder es muss dem Text ein Hochkomma voranstehen. Dieses erhält man durch die Tastenkombination shift+#.

Soll innerhalb einer Zelle eine Zeilenschaltung erfolgen, bekommen wir ein Problem, denn schließlich dient die Entertaste dem verlassen der Zelle und bewegen des Cursors in die nächste Zeile. Um die gewohnte Funktion der Return- und Entertaste zu erhalten muss gleichzeitig mit der Entertaste noch die Alt-Taste (NICHT die Alt Gr-Taste) gedrückt werden und schon kann auch innerhalb einer Zelle umgeschaltet werden.

Bei bestimmten Eingaben muss sich jedoch der Sprache von Excel bedient werden. So zum Beispiel können keine Potenzwerte wie 42 eingegeben werden. Die Eingabe in Excel wäre 4^2. Auch Symbole wie π (pi) sind nicht verfügbar, sondern werden durch Funktionen ersetzt. Mehr dazu im Bereich der Funktionen weiter unten.


Zelleninhalt Beispiel JanuarGenerell ist ansonsten jedoch keine Eingabe beschränkt. So kann zum Beispiel in die Zelle A1 der Wert 50 eingegeben werden oder aber auch das Wort Januar. Entscheiden wir uns einmal für das Wort Januar und drücken danach die Entertaste. Die Zelle sieht dann so aus wie links gezeigt.

b. Automatisch auffüllen

Nun könnten wir so das ganze Jahr eintragen. In die Zelle A2 Februar, in die Zelle A3 März usw. Solche wiederkehrenden oder logisch fortgesetzten Einträge kann Excel in einem gewissen Rahmen erkennen und selbst ergänzen. Dazu ist das kleine schwarze Kästchen am unteren rechten Rand der Zellmarkierung da.
Automatisch-Auffüllen-EckeZieht man die Zelle nun damit nach unten bis zur Zelle A12 sind alle Monate des Jahres in korrekter Reihenfolge in die nachfolgenden Zellen eingetragen. Standardmäßig werden alle mathematischen Folgen erkannt. Sie können auch eigene Listen erstellen. Gehen Sie dazu in die Excel-Optionen im Register "Datei" und wählen Sie dort "Erweitert". Unter der Überschrift "Allgemein" klicken Sie auf den Button "Benutzerdefinierte Listen bearbeiten...".
In die Zelle B1 schreiben wir nun 5 in die Zelle B2 10. Gehen wir jetzt davon aus, dass weitere fünfer Schritte folgen werden, so müssen wir nun nur noch beide Zellen (B1,B2) markieren und an dem kleinen schwarzen Kästchen bis zur Zelle B12 ziehen. Wir sehen, dass Excel auch hier die Logik erkannt hat und automatisch die restlichen Werte eingefügt hat. (Hier mussten jedoch zwei Zellen vorgegeben werden, da sonst keine Logik erkennbar gewesen wäre, und Excel jede Zelle mit dem Wert 5 gefüllt hätte.) Unsere Tabelle sieht nun folgendermaßen aus:
Monatstabelle

Wir haben also bereits zwei Datenreihen erzeugt, die wir weiter verwenden werden.

c. Suchen und Ersetzen

Soll ein eingegebener Text (oder auch Daten und Formeln) einmal wieder verändert werden und das vielleicht gleich mehrfach, so bietet es sich an dafür die Suchen und Ersetzen-Routine zu benutzen. Dabei gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie die Tastenkombination Strg+H. Es erscheint ein Dialogfeld. Klicken Sie auf "Optionen >>" um in die gezeigte Ansicht zu gelangen.
Excel-Dialog: Suchen und ErsetzenGeben Sie einfach im oberen Feld "Suchen nach:" den Text ein den Sie verändern wollen. Anschließend können Sie im Feld "Ersetzen durch:" den neuen Text eingeben. Wenn Sie dort nichts eingeben wird der Text einfach gelöscht. Anschließend können Sie entweder mit Weitersuchen und Ersetzen von Vorkommen zu Vorkommen springen und den Text - sofern er mehrfach vorhanden ist - jeweils einzeln ersetzen oder übergehen oder per Klick auf den Button "Alle ersetzen" alle Vorkommen des Suchtextes im Tabellenblatt auf einen Schlag ohne weitere Rückfragen ersetzen lassen. (Vorsicht: Diese Funktion kann Schaden anrichten. Tun Sie das bitte nur, wenn Sie sicher sind damit nichts zu zerstören.) Sie können auch mit Jokerzeichen (Wildcards) arbeiten:
Wenn Sie im Suchfeld eingeben:

MI*

dann findet Excel folgende Begriffe (wenn Sie in der Tabelle vorkommen): MITTELWERT, MINDEN, MILKA, MILCH, MICH, MIR, MIKROFON, MITCH usw... Das Sternchen ist also ein Universalplatzhalter für beliebig viele Zeichen. Wenn Sie dort eingeben:

MI?CH

dann sucht Excel nach allen Wörtern, die mit MI beginnen und mit CH aufhören und in der Mitte genau ein unbekanntes Zeichen haben. Somit würde dabei MILCH und MITCH als Ergebnis herauskommen. Das Fragezeichen ist also ein Einzelplatzhalter.

Lediglich das Ersetzen der Platzhalterzeichen selbst ist ein wenig komplizierter. Um zum Beispiel im Text nach einem Sternchen zu suchen und es zu ersetzen und nicht, wie es die Eingabe des Sternchens ins Suchfeld erzwingen würde, den kompletten Text zu ersetzen müssen Sie wie folgt vorgehen:
Versehen Sie den Platzhalter mit einer Tilde (~) und suchen Sie dann. Das bedeutet:

~*

sucht nach einem Sternchen und ersetzt dieses durch den Text Ihrer Wahl.

5.4 Formatierungen

Der Begriff "Formatierung" ist in Excel etwas unglücklich, weil er doppelt besetzt ist. Einmal haben wir bereits das Datenformat einer Zelle kennengelernet. Natürlich gibt es aber auch, wie in Word oder PowerPoint, die Möglichkeit das Aussehen einer Zelle oder ihres Inhalts durch das Anpassen der Schriftformatierung, der Füllfarbe der Zelle oder das Anpassen des Zellenrahmens zu verändern.

a. feste Formatierung

Wenn Sie eine Zelle oder Inhalte einer Zelle wie oben beschrieben markieren, können Sie, wie aus den anderen Office-Produkten bekannt, Änderungen am Erscheinungsbild der Inhalte vornehmen. Es ist möglich Schrift fett, kursiv oder unterstrichen darzustellen. Sie können auch Schriftgröße, Schriftfarbe oder Schriftart sowie das Aussehen der Zellerahmen oder den Zellenhintergrund anpassen. Dabei sei zu erwähnen, dass das Zellenraster nur der Orientierung auf dem Bildschirm dient und nicht mit ausgedruckt wird, wenn Sie eine Zelle nicht ausdrücklich mit einem Rahmen versehen. Im oben bereits gezeigten Dialog "Zellen formatieren" haben Sie auf den Registerkarten "Ausrichtung", "Schrift", "Rahmen" und "Ausfüllen" diverse Möglichkeiten, das Format entsprechend Ihren Wünschen anzupassen.
Zur besseren Orientierung können auch die Tabellenregisterkarten formatiert und benannt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das von Ihnen gewünschte Register und wählen Sie entweder "umbenennen" um einen neuen Namen dafür zu vergeben oder "Registerfarbe" um das Register farbig zu unterlegen.


Registerformatierung in Excel 2007

b. bedingte Formatierung

Ein äußerst wirkungsvolles Mittel um Wertebereiche optisch hervorzuheben ist die "Bedingte Formatierung...". Dabei ist die Zellenformatierung dynamisch und an Regeln gebunden, die vorher festgelegt wurden. Eine solche Regel kann zum Beispiel sein, dass die Zelle abhängig von ihrem Wert farbig unterlegt werden soll. Um eine Regel zu erstellen markieren Sie zunächst die Zellen für die, die Regel gelten soll. Navigieren Sie nun auf der Registerkarte "Start" zu "Bedingte Formatierung". Nach einem Klick darauf finden Sie mehrere bereits vordefinierte Datenbalken, Farbskalen sowie Symbolsätze sowie die Möglichkeit wertabhängig eigene Regeln zu definieren.

Icon: InfoTipp: Kombinieren Sie bedingte Formatierungen

Sie können auch mehrere Regeln zugleich definieren und so zum Beispiel einen Symbolsatz und eine Farbskala anzeigen lassen. Wenn Sie zu viele Regeln angewendet haben, können Sie sie über "Regeln löschen..." auch wieder entfernen.

 

 

Bedingte Formatierung mit Regeln zum Hervorheben von ZellenDie bisher angesprochenen, vorgefertigten Formatierungen helfen Ihnen dabei, sehr schnell einen optischen ansprechenden Bericht zu generieren. Allerdings eignen sie sich nur dazu, Zellenwerte im Verhältnis zueinander hervorzuheben.

Wenn Sie jedoch gar keinen Vergleich anstellen wollen, sondern genau zum Beispiel nur einen Schwellwert hervorheben müssen oder die Formatierung von einem speziellen Zellinhalt wie einem Text abhängig machen wollen, werden Sie mit den bisher beschriebenen Lösungen nicht arbeiten können. In diesem Fall müssen Sie mit dem obersten Punkt: Regeln zum Hervorheben von Zellen arbeiten. Wie schon bei den anderen beschriebenen Formatierungsmöglichkeiten müssen Sie auch hier zunächst die Zellen markieren, auf die die bedingte Formatierung angewendet werden soll.

Anschließend können Sie dann zum Beispiel "Größer als..." auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfeld mit zwei Eingabefeldern:

In das linke Feld können Sie entwender den gewünschten Schwellwert als absolute Zahl eintragen - zum Beispiel eine "20", sodass alle Werte, die größer als 20 das Prüfkriterium der Regel erfüllen. Alternativ könen Sie auch einen Zellbezug zu einer anderen Zelle als relativen Referenzwert eintragen - zum Beispiel =C2.  Dadurch würde das Prüfkriterium der Regel erfüllt, wenn der Wert der Zelle größer als der Wert der Zelle C2 wäre. Das rechte Feld bestimmt, was bei Erfüllung des Kriteriums mit der Zelle geschehen soll. Dort gibt es bereits einige vorgefertigte Formatierungen, wie mit "hellroter Füllung 2" ausfüllen. Sie können dort aber auch mit "benutzerdefiniertem Format..." auswählen und sich eine eigene Formatierung auswählen.
Im Prinzip gehen Sie bei "Kleiner als..." und "Gleich..." genauso vor, nur dass sich eben das Prüfkriterium ändert. Bei "Zwischen..." haben Sie die Möglichkeit zwei absolute Zahlen (beispielsweise zwischen 15 und 25) oder zwei Zellbezüge (beispielsweise zwischen C2 und C3) als Korridor anzugeben. Auch hier gibt es rechts wieder das Feld, mit dem Sie die Formatierung bestimmen können.
Es bleiben noch zwei Prüfkriterien, nämlich "Datum" und "Doppelte Werte". Das Kriterium Datum prüft dynamisch den Datumswert einer Zelle gegen vorher festgelegte Zeitintervalle - zum Beispiel alle Zelle mit Datum von Gestern oder von nächster Woche. Spannend ist auch das Kriterium "Doppelte Werte", das aus einer Liste (hier müssen Sie mehrere Zellen markieren) gleiche Werte hervorhebt. Eigentlich ist das Kriterium unglücklich benannt, denn in dem Optionsdialog haben Sie auch die Wahl, nicht die doppelten, sondern die eindeutigen Werte einer Liste hervorzuheben. Wenn es Ihnen darum geht aus einer Werteliste statistische Informationen, wie "die untersten 10" oder "die obersten 15%", zu kennzeichen, dann tun Sie dies mit den Kriterien aus "Obere / untere Regeln". Die Vorgehensweise entspricht der, die ich zuvor erwähnt habe.

Manchmal hilft jedoch keines der von Microsoft vorbereiteten Prüfkriterien. In diesem Fall müssen Sie eine oder mehrere Regeln selbst definieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor. Markieren Sie wieder zunächst die Zellen, für die die benutzerdefinierte bedingte Formatierung gelten soll. Klücken Sie nun auf "Bedingte Formatierung" --> "Neue Regel...". Dort finden Sie zunächst auch die Kriterien, die wir bislang besprochen haben, aber darunter noch einen zusätzlichen Punkt "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden...". Dort hinein können Formeln, wie zum Beispiel eine Wenn-Dann-Prüfung, aufgenommen werden. Wie Formeln funktionieren, könen Sie weiter unten lesen.

Bedingte Formatierung mit benutzerdefinierter Regel

5.5 Funktionen

Angenommen, die vorhin erstellte Tabelle stellt eine Mitgliederstatistik eines neu gegründeten Vereins dar. Dabei enthält die Spalte B die Anzahl der geplanten Mitglieder-Neuaufnahmen. Dabei ist davon auszugehen, dass bei steigender Bekanntheit des Vereins auch die monatlichen Neuaufnahmen steigen (zum Jahresende erwarten wir monatlich 60 neue Mitglieder). Zusätzlich fügen wir ganz oben eine Zeile ein (rechte Maustaste auf die Zeilenschaltfläche und "Zellen einfügen"), die entsprechende Überschriften enthält. In Spalte C sollen nun die tatsächlich neu aufgenommenen Mitglieder eingetragen werden. Das könnte nun so aussehen:
Grundtabelle Verein

Mit dieser Tabelle können wir nun einiges anstellen und mit den Zahlen einige Berechnungen durchführen. Dabei stehen uns unzählige Funktionen und Formeln zur Verfügung. Eine Formel beginnt in Excel immer damit, dass ein Gleichzeichen (=) als erstes in die Zelle geschrieben wird.

5.5.1 Zellbezüge

Die einfachste Formel ist ein einfacher Zellbezug. Anstelle eines Wertes wird dabei in die Zelle einfach durch =BEZUG auf eine andere Zelle referenziert.
Einsatz eines einfachen Zellbezuges

Wenn also zum Beispiel in die Zelle D2 unseres Beispiels =C2 eingetragen wird, dann übernimmt die Zelle D2 immer den aktuellen Wert der Zelle C2, also hier 8.
Nun muss aber nicht zwangsläufig C2 eingetippt werden. Es reicht, wenn Sie das Gleichzeichen eintippen und dann einmal mit der linken Maustaste auf die auszuwählende Zelle klicken und schließlich mit Enter bestätigen.
Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die Zielzelle auf einem anderen Tabellenblatt oder gar in einer anderen Datei liegt, denn es erspart Ihnen dann das Eintippen des entsprechenden Bezuges und wahrscheinlich den ein oder anderen Tippfehler. Zielzellen in anderen Tabellen können immer dann auch auf diese Weise angesprochen werden, wenn Sie die andere Datei vorher öffnen.
Wird eine Zelle aus diese Weise mit einer anderen verknüpft, so verändert sich die Verknüpfung in den Folgezellen automatisch, wenn die darunter liegenden Zellen automatisch aufgefüllt werden. Am gegebenen Beispiel wird beim Ausfüllen nach unten aus =C2 in der Zeile darunter =C3 usw. 

Dies ist auch fast immer gewünscht, denn was bringt es mir wenn 25 Zellen immer den Wert einer einzigen Zelle annehmen? In der Regel nichts! In einigen wenigen Ausnahmefällen kann aber genau dies der gewünschte Effekt sein. Angenommen alle Posten einer Rechnung sollen mit dem dazugehörigen MwSt-Satz verrechnet werden, der in einer festen Zelle steht. Beispiel:
absoluter Zellbezug in Excel
Die Formel für die Berechnung eines Endpreises inklusive Mehrwertsteuer-Aufschlag lautet:

Bruttopreis = Nettopreis+(Nettopreis*MwSt-Satz)

In Excel würde man also in Zelle D4 schreiben:

=SUMME(C4+C4*E2)

(beachte Punkt- vor Strichrechnung) Würde nun die Zelle D5 automatisch aufgefüllt stünde in ihr fälschlicherweise =SUMME(C5+C5*E3). In Zelle E3 steht jedoch überhaupt kein Wert, sodass wir ein falsches Ergebnis erhalten würden. Wir hätten also nichts dabei gewonnen. Was also tun?

Es muss in Excel einen Weg geben, einen Referenzbezug fix vorzugeben, die bei Zeilenverschiebungen und unten auffüllen nicht verändert wird. Dies geschieht mit Hilfe des Dollar-Zeichens ($). 
Im obigen Beispiel würden wir also =SUMME(C4+C4*E$2) schreiben. Wird nun nach unten aufgefüllt erhält man =SUMME(C5+C5*E$2). Der Wert der Zelle E2 wird also auch hier herangezogen.

Das Dollar-Zeichen kann in Bezug auf eine Zeile oder Spalte oder in Bezug auf Zeile und Spalte gesetzt werden. Beispiel:

Zelle

nach unten aufgefüllt

nach rechts aufgefüllt

E2

E3

F2

$E2

E3

E2

E$2

E2

F2

$E$2

E2

E2

 

Icon: InfoTipp: absolute Zellbezüge schneller setzen

Sie können sich das Eintippen der Dollarzeichen übrigens auch sparen. Markieren Sie mit der Maus wie gewohnt ihre Bezugszelle. In der Zelle steht dann =E2 - soweit nichts neues.

Nun können Sie die Taste F4 drücken und Excel ergänzt die Dollareichen von selbst.

  • einmal drücken =$E$2
  • zweimal drücken =E$2
  • dreimal drücken =$E2
  • viermal drücken =E2

Wollen Sie nicht den Wert einer anderen Zelle anzeigen lassen, sondern die Formel, die diesen Wert errechnet hat, kann dies übrigens mit der Funktion =FORMELTEXT(Bezug) geschehen.

5.5.2 Die Summenfunktion

Dass und wie mehrere Zellen ausgewählt werden können haben wir bereits weiter oben gesehen, wozu das sinnvoll ist kommt jetzt...

Einsatz der Summenfunktion mit mehreren Zellen
Um zu unserem Beispiel zurück zu kommen:

Die Zahlen in Spalte C stellen ja die monatlich neu aufgenommen Mitglieder eines Vereins dar. Wir würden nun schon gerne wissen, wie viele Mitglieder wir jetzt Ende Dezember schon haben, also müssen wir die Beitrittszahlen addieren. In der Zelle C14 soll nun das Ergebnis unserer Summe stehen.

Die Summenberechnung in Excel erfolgt nach dem Schema...
=SUMME(Bezug1+Bezug2) um zu addieren
=SUMME(Bezug1-Bezug2) um zu subtrahieren
=SUMME(Bezug1*Bezug2) um zu multiplizieren
=SUMME(Bezug1/Bezug2) um zu dividieren.

Um nun unsere monatlichen Neuaufnahmen zu addieren, würden wir als Formel in die Zelle eingeben:

=SUMME(C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13)

Da hier jedoch ein ganzer Zellbereich von C2 bis C13 zu addieren ist, können wir (wie oben bereits besprochen) auch
=SUMME(C2:C13) schreiben und uns damit viel Tipparbeit sparen. Bestätigen wir nun mit Enter rechnet Excel den fraglichen Wert aus und gibt ihn in der Zelle aus.

Icon: InfoTipp: nutzen Sie die Auto-Summe

Das hätten wir auch einfacher haben können!
Es hätte gereicht, mit der Maus die Zelle C14 anzuklicken und anschließend auf das Symbol "Auto-Summe" Icon: Auto Summe in Excel 2007 zu klicken. Excel addiert dann entweder alle Zellwerte darüber.

Wenn Sie anstelle der Maus lieber die Tastatur verwenden, können Sie auch ALT + SHIFT + 0 (entspricht ALT und dem Gleichzeichen) drücken.


Wir haben also im Moment 343 Mitglieder im Verein und liegen demnach weit hinter unserer Erwartung von 390 Neumitgliedern zurück.

Wenn wir uns nun weiter fragen zu welchem Zeitpunkt wir wie viele Mitglieder hatten, wird das ganze schon komplizierter. Ende Februar hatten wir doch die Mitglieder aus Januar und Februar. Also schreiben wir in die Zelle D3 die Summe aus den Zellen D2 (die ja ein Abbild von C2 ist) und C3 - den Neumitgliedern vom Februar. Warum wir nicht direkt C2 nehmen wird später klar. Dort steht also dann =SUMME(D2+C3) und das Ergebnis ist 17.
Einsatz der Summenfunktion mit zwei Zellen
Hätten wir an Stelle der Zelle D3 die Zelle C2 benutzt, wäre hier noch kein Unterschied festzustellen, aber wir wollten ja den Luxus von Excel ein wenig auskosten und können nun wieder mit dem automatischen Auffüllen arbeiten (s.o.). Das schreibt nämlich nun in die Zelle D4 =SUMME(D3+C4) usw. Es hat also wieder eine Logik erkannt. Hätten wir vorher die alternative Formel =SUMME(B1+B2) eingegeben Stünde dort nun nicht unsere Gesamt-Mitgliederzahl Ende März sondern die Zahl der neuen Mitglieder aus Februar und März ohne die Gründungsmitglieder aus dem Januar. Klar?

Unsere Tabelle sieht also jetzt so aus:
Einsatz der Summenfunktion

5.5.3 Datums- und Zeitfunktionen

Zur optimalen Aufbereitung solcher Daten gehört auch immer die Angabe des Datenstandes. Ideal dafür ist die Datumsfunktion in der besonderen Ausprägung: =HEUTE(). Wir schreiben zunächst in die Zelle A15 nur den Text: "Stand:", in die Zelle B15 schreiben wir die Funktion =HEUTE() und erhalten als Ergebnis zum Beispiel 11.02.2005. (Ich weiß, aber das ist einer alter Screenshot) Alternativ zu "HEUTE" können Sie auch die Funktion =JETZT() verwenden. Sie gibt neben dem aktuellen Datum auch die aktuelle Uhrzeit mit aus. Das Datumsformat lässt sich über das Zellformat auch noch auf andere Formate wie die amerikanische Schreibweise oder eine zweistellige Jahreszahl umstellen.
Einsatz der Datumsfunktion

Jeder Datumswert in Excel wird intern in eine Ganzzahlangabe umgerechnet. Der 01.01.1900 gilt bei Windows als Tag 1, bei Apple-Rechnern ist es der 01.01.1904. Dadurch kann man mit Datumsangaben in Excel auch Rechnen. So kann man zum Beispiel mit der Funktion =DATEDIF(Wert1;Wert2;"Format") zwei Datumsangaben voneinander subtrahieren und die Differenz in Tagen, Monaten oder Jahren ermitteln. Wichtig ist dabei, dass Wert1 zeitlich vor Wert2 liegen muss. An dritter Stelle in der Funktion kann das Ausgabeformat bestimmt werden, wobei "d" für Tage (days), "m" für Monate (moths) und "y" für Jahre (years) steht.
Die Funktion Datedif in Excel

Achtung!Achtung: negative Daten und Uhrzeiten - Reihenfolge einhalten!

Wie in der Grafik zu DATEDIF gezeigt, habe ich zunächst den kleineren (D2) und dann den größeren Wert (D1) angeführt. Dadurch bleibt das Ergebnis ein positiver Wert. Würde man die Argumente vertauschen und so einen Wert <0 entstehen lassen, gibt Excel nur einen Zahlenfehler aus. Das liegt daran, dass eine Differenz mit negativem Ergebnis einen Datumswert vor dem 01.01.1900 erzeugen würde. Excel würde an dieser Stelle nur einen Fehler ausgeben.

Das gilt auch für Zeitsubtraktionen: Angenommen man hatte für eine Aktion 10 Minuten einkalkuliert und es stellt sich nachher heraus, man hat 12 Minuten benötigt..) Eine solche Differenz würde also Folgendes rechnen: 01.01.1900 00:10:00 Uhr - 01.01.1900 00:12:00 Uhr = 31.12.1899 23:58:00 Uhr.

Bei Uhrzeiten geht Excel in der Regel von einer Tageszeit also 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr aus. Im Zellformat entspricht dies: "hh:mm". Gibt man 25:56 ein, würde Excel 01:56 Uhr am 02.01.1904 annehmen und nur "01:56" ausgeben. Will man jedoch explizit Zeiträume über 24:00 Stunden ausgeben, so muss im Zellformat "Benutzerdefiniert" und dann
[hh]:mm angegeben werden. Dies veranlasst Excel dann tatsächlich auch zur Ausgabe von "25:56".

 

Es gibt noch eine Reihe weiterer Datumsfunktionen (z.B. DATUM oder DATWERT), die zum Beispiel den Zahlenwert eines Datums ausgeben oder aus mehreren einzelnen Zellen Tag, Monat und Jahr zu einem Datum zusammenbauen. Des Weiteren gibt es auch Funktionen die Arbeitstage im Jahr berechnen usw. usf. Der Formelassistent bietet zu jeder Datumsfunktion eine entsprechende Hilfe an, wenn man die Kategorie "Datum & Zeit" wählt.

 

5.5.4 Durchschnittswerte, Rundungswerte

Wenn wir nun wissen wollen, wie viele Mitglieder wir im Monatsdurchschnitt aufgenommen haben, können wir dies mit der Funktion =MITTELWERT(Bezug1:Bezugn) tun.
Dazu ändern wir die Zelle C14 ab - ihr Wert steht schließlich auch noch in Zelle D13. Aus =SUMME(C2:C13) machen wir =MITTELWERT(C2:C13).

Das Ergebnis ist die periodische Zahl 28,533333. In die Zelle B14 schreiben wir noch: "Durchschnitt:"
Einsatz der Mittelwert-Funktion

Wenn Sie die vielen Dezimalstellen stören, können Sie Excel zum Runden veranlassen. Dazu stehen in Excel drei Funktionen zur Verfügung, deren Syntax gleich ist:

Für alle drei Funktionen kann die Anzahl der Dezimalstellen bestimmt werden, auf die gerundet werden soll. Am Beispiel von =RUNDEN bedeutet das:

3 rundet auf Tausendstel  172,123456 wird zu 172,123
2 rundet auf Hundertstel  172,123456 wird zu 172,12
1 rundet auf Zehntel  172,123456 wird zu 172,1
0 Rundet auf Ganzzahlen  172,123456 wird zu 172
-1 Rundet auf ganze Zehner  172,123456 wird zu 170
-2 Rundet auf ganze Hunderter  172,123456 wird zu 200

 

Icon: InfoInfo: Unterschied zur Formatierung über die Zelleigenschaften

Optisch können Werte auch über die Zelleigenschaften (Anzahl angezeigter Dezimalstellen im Bereich "Zahl") gerundet werden. Excel rechnet jedoch intern weiter mit dem genauen Wert um Rundungsfehler zu vermeiden. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie auch bei der weiteren Verwendung der Daten möglichst genau bleiben wollen.

Soll aber ausdrücklich gerundet werden, funktioniert die Rundung über die Zelleigenschaften nicht wie gewünscht.

5.5.5 Die Wenn-dann-Funktion

Von einer Wenn-dann-Funktion spricht man, wenn der Wert einer Zelle davon bestimmt wird, was eine Prüfung ergibt. Konkret müsste man von einer Wenn-dann-sonst-Funktion sprechen. Jede Wenn-dann-Funktion funktioniert nach diesem Schema:

=WENN(PRÜFUNG;DANN;SONST)

(Die Farbgebung ist nur zu Veranschaulichungs-Zwecken gewählt). Das heißt, ist die Bedingung der Prüfung erfüllt (also als wahr anzusehen), dann wird die Aktion nach dem ersten Semikolon ausgeführt, sonst die Aktion nach dem zweiten Semikolon.
An Stelle einer Prüfung können auch mehrere Prüfungen stehen. Man spricht dann von einer kombinierten Wenn-dann-Prüfung. Das bedeutet die Prüfung kann zwei oder mehr Bedingungen enthalten, die entweder gleichzeitig erfüllt sein müssen oder von denen zumindest eine erfüllt sein muss. Ein Prüfung, die prüft ob genau eine von mehreren Möglichkeiten erfüllt ist (XOR, exklusives ODER) sieht Excel nicht vor. Eine solche Prüfung sieht prinzipiell aus, wie das Schema oberhalb, enthält jedoch an der Stelle der Prüfung eine eingeschachtelte UND bzw. ODER-Klammer mit je bis zu 30 Prüfkriterien.
Welche Prüfungen im einzelnen wie aussehen steht hier.

Icon: InfoPrüfungsmöglichkeiten

= prüft ob eine Zelle genau den angegebenen Wert hat
< prüft ob der Wert einer Zelle kleiner als der angegebene Wert ist
<= prüft ob der Wert einer Zelle kleiner oder gleich dem angegebenen Wert ist
> prüft ob der Wert einer Zelle größer als der angegebene Wert ist
>= prüft ob der Wert eine Zelle größer oder gleich dem angegebenen Wert ist
<> prüft ob eine Zelle nicht den angegeben Wert hat

Text muss in Anführungsstrichen stehen, das Argument WAHR oder FALSCH darf nicht in Anführungsstrichen stehen.

a. Die einfache Wenn-dann-Funktion

Kommen wir zurück zu unserem Fall: Als Allerletztes möchten wir nun die Monate kennzeichnen, in denen unser Mitgliederwachstum unserer Erwartung nicht entsprach. Dazu schreiben wir in die Zelle E1 als Text: "Erwartung erfüllt?" und in die Zelle E2 die Formel

=WENN(C2>=B2;"Ja";"Nein").

Diese Fomel ist schon ein wenig komplexer, also nehmen wir sie mal auseinander:

=WENN

bedeutet, dass Excel einen Vergleich anstellt und nachher das Ergebnis seiner Aussage von diesem Vergleich abhängig macht.

(

Eine Runde Klammeröffnet das Argument. Als Argument bezeichnet man die Kriterien nach denen Excel eine Verrichtung vornimmt.

C2

C2 ist das Prüfobjekt oder der Prüfbereich.

Bis jetzt haben wir in Klartextübersetzt: Wenn C2...

>=

bedeutet größer oder gleich. Das typisch mathematische Zeichen ≥ kennt Excel nicht.

Stand bisher: Wenn C2 größergleich...

B2

zweites Kriterium: Wert der Zelle B2

Wenn C2 größergleich B2

;

Ein Semikolon teilt hier dass Folgeargument ab, heißt also "dann"

Wenn C2 größergleich B2, dann

"Ja"

sagt was Excel machen soll, wenn das Argument zutrifft, also wahr ist. Die Anführungszeichen sagen Excel: "Gebe den Text in den Anführungszeichen aus." Soll Excel dort einen Wert ausgeben, so sind die Anführungsstriche nicht nötig.

;

bedeutet diesmal sonst

"Nein"

sagt was Excel machen soll, wenn das Argument nicht erfüllt ist.

Also in Klartext

Wenn C2 größergleich B2, dann gebe "Ja" aus, sonst gebe "Nein" aus.

Die Formel =WENN(C2<B2;"Nein":"Ja") hat das gleiche Ergebnis, da sie die Kriterien einfach nur negativ ausdrückt. (Wenn C2 kleiner als B2 ist, dann gebe "Nein" aus, sonst "Ja"). Das ganze sieht nun so aus:

Einsatz einfacher Wenn-Schleifen

Icon: InfoTipp: nutzen Sie sprechende Aussage bei Ihren Ausgaben

Sie können sowohl für DANN als auch für SONST sprechende Ausgaben anstelle von WAHR oder FALSCH verwenden.
Dies hilft Ihnen gerade bei komplexeren Tabellen die Übersicht zu behalten:

=WENN(PRÜFUNG;"Bedarf liegt vor.";"Bedarf liegt nicht vor.")
b. Die kombinierte Wenn-dann-Funktion

An Stelle einer Prüfung können auch mehrere Prüfungen stehen. Man spricht dann von einer kombinierten Wenn-dann-Prüfung. Das bedeutet, die Prüfung kann zwei oder mehr Bedingungen enthalten, die entweder gleichzeitig erfüllt sein müssen oder von denen zumindest eine erfüllt sein muss. Ein Prüfung, die prüft ob genau eine von mehreren Möglichkeiten erfüllt ist (XOR, exklusives ODER) sieht Excel übrigens nicht vor.

Für unseren Fall heißt das: Leider wurden unsere Aufnahmeerwartungen nur selten erfüllt. Deshalb wurde ein Team eingesetzt um die Ursachen herauszufinden. Durch Herumhören erfährt das Team von anderen Vereinen, dass es völlig normal ist nicht sofort den von uns erwarteten Zulauf zu haben. Unsere Erwartungen waren also überzogen, noch dazu weil im ersten Jahr nur unregelmäßig Werbung für unseren Verein gemacht wurde. Die Vereinsführung beschließt nur Monate zu berücksichtigen, in denen mindestens vier Werbeaktionen gelaufen sind. Diese Werte pflegt das Team nun mit in die Tabelle ein:
Tabelle mit Anzahl der Werbeaktionen pro Monat
Mit diesem Wissen kann nun noch einmal unsere Auswertung überprüft werden. Die Anforderung lautet:

Die Erwartung ist nicht erfüllt, wenn unsere geplanten Neuaufnahmen unter den tatsächlichen Aufnahmen lagen obwohl wir mehr als 3 Werbeaktionen im Monat durchgeführt haben. Es sind also zwei Kriterien zu erfüllen, damit die Bedingung wahr ist. Zwei Bedingungen werden mit dem Operator UND verknüpft.
Wie setzen wir dies nun in Excel um? Nun ja, es wird wieder eine Wenn-dann-Funktion, die um den Operator UND ergänzt ist, damit zwei Prüfkriterien abgeprüft werden können. Diese Kriterien grenzt man in Excel folgendermaßen gegeneinander ab:

UND(Kriterium1;Kriterium2)

Konkreter heißt dies für den Monat Januar:
1. Prüfung, ob C2<B2 UND
2. Prüfung, ob F2>3. Die Formel lautet also:

=WENN(UND(C2<B2;F2>3);"Nein"; "Ja").

Umgesetzt sieht es also nun so aus:
Einsatz kombinierter Wenn-dann-Schleifen
Man sieht demnach, dass wir so ein differenzierteres Bild unserer Erwartungen erhalten und es mit Hilfe der kombinierten Wenn-dann-Funktion möglich ist, viel genauere Auswertungen durchzuführen.

Das Ergebnis der Auswertungen zeigt, dass unsere Erwartungen häufig nur deshalb nicht erfüllt wurden, weil wir viel zu selten Werbung für unseren Verein gemacht haben. Wir können uns also nicht über zu wenig Zulauf beklagen, wenn wir selbst nicht ausreichend aktiv gewesen sind. Schaut man sich nun die Punkte an, bei denen die Erwartung nicht erfüllt wurde, könnte man daraus nun weitere Folgerungen ableiten. Zum Beispiel fällt nun auf, dass in den Monaten Mai, September und November trotz ausgiebiger Werbeaktionen, die Zahlen hinter den Erwartungen zurück geblieben sind. Hier müsste man nun weiter erforschen, woran dies gelegen haben könnte.

Es gibt Prüfungen, bei denen es reicht, wenn lediglich eine von zwei oder mehreren Prüfungen erfüllt sein muss, damit die Bedingung als erfüllt anzusehen ist. Diese Prüfungen benutzen als Operator das ODER an Stelle des UND. Eine solche Formel würde lauten:

=WENN(ODER(PRÜFUNG1;PRÜFUNG2);DANN;SONST)

c. Die verschachtelte Wenn-dann-Funktion

Wir haben gesehen, dass in einigen Fällen mehrere Prüfkriterien in Wenn-dann-Funktionen sinnvoll sein können. In anderen Situationen kann es wiederum notwendig werden, vom starren Gerüst zweier Entscheidungsmöglichkeiten abzuweichen. Ab dem zweiten Jahr wird es nach aller Gründungseuphorie für den Verein immer wichtiger sein Fortbestehen zu sichern. Stellen wir uns nun vor, die Vereinsfinanzierung wird nur dann auf soliden Füßen stehen, wenn wir mehr als 200 Mitglieder haben. Je weniger Mitglieder angemeldet sind umso schwieriger wird es den Verein über die Runden zu bringen. Bei weniger als 100 Mitgliedern werden die Kosten so hoch, dass der Verein (Kosten für das Vereinsgelände, Energiekosten, Pflege der Einrichtungen des Vereins) untragbar wird. Es soll nun eine Auswertung in unsere Tabelle mit eingepflegt werden. Zu Testzwecken wird diese Prüfung schon in der bestehenden Statistik ausprobiert. Was ist nun zu tun? Die Wenn-dann-Prüfung muss also um eine Entscheidungsmöglichkeit erweitert werden. Für den Januar heißt das:
Wenn der Wert der Zelle C2 größer als 200 ist, soll die Zelle G2 den Wert "gut" erhalten, ansonsten soll geprüft werden, ob C2 größer als 100 ist, denn dann soll G2 den Wert "kritisch" erhalten, sonst den Wert "schlecht". Übersetzt in die Syntaktik von Excel heißt das:

=WENN(C2>200;"gut";WENN(C2>100; "kritisch";"schlecht"))

Unser Ergebnis sieht nun so aus und kann in der Zukunft so eingesetzt werden:
Einsatz verschachtelter Wenn-dann-Schleifen

Natürlich lassen sich kombinierte und verschachtelte Wenn-dann-Funktionen auch in einer Formel verwenden. Sie werden aber recht schnell unübersichtlich.

5.5.6 Pi

Wie weiter oben schon näher beschrieben, fehlt Excel die Möglichkeit mit mathematischen Symbolen zu arbeiten. Dies ist häufig ein großer Nachteil, weil viele Eingaben so umständlicher werden. Ein Beispiel war das Fehlen von Potenzen, so wird 42 in Excel als 4^2 dargestellt. Auch die Kreiszahl π gibt es in Excel nicht. Sie wird durch die folgende Funktion ersetzt: =Pi()

Angenommen, es soll in Zelle C1 das Volumen eines Zylinders errechnet werden, wobei der Radius der Grundfläche (r) dabei in Zelle A1 steht und die Höhe des Zylinders (h) in B1. In diesem Fall lautet die mathematische Formel dafür:
VZyl = πr2h

In Excel müsste mann dann in die Zelle C1 schreiben

=Pi()*A1^2*B1

5.5.7 Die INDEX-Funktion

Die Indexfunktion ermöglicht es, in Abhängigkeit von einem Zellwert eine entsprechende Position aus einer Liste auszulesen und auszugeben. Angenommen wir bestimmen eine Gruppe von Vereinsmitgliedern zu Werbeverantwortlichen. Jeder Verantwortliche soll einen Monat lang für die Werbeaktionen des Vereins koordinierend zuständig sein. Unsere Namensliste befindet sich in den Zellen A1:A12 und sieht so aus:
Bild einer Namensliste für die Index-FunktionIn Zelle B1 muss nun die Monatszahl vorgegeben werden, also 1 für Januar, 2 für Februar usw.
Als Referenzzelle steht nun also B1 zur Verfügung. Der Wert der Zelle, z.B. 05, soll nun den fünften Punkt der Liste ausgeben. Lösbar ist diese Aufgabenstellung durch Anwendung der INDEX-Funktion. Sie hat mehrere mögliche Syntaxen (bei Anwendung als Matrixformel anders als wenn sie nur eine "normale" Formel ist. Die Syntax hier lautet:

=INDEX(BEZUG1:BEZUGN;BEREICH)

An Stelle des Bezugs kann auch eine ganze Zeile oder Spalte stehen. Mehr Infos dazu bietet der Funktionsassistent. An unserem konkreten Beispiel orientiert sieht die Formel in B2 also nun so aus:

=INDEX(A1:A12;B1)

Je nachdem welcher Wert nun in Zelle B1 eingetragen wird, gibt Zelle B2 den entsprechenden Wert aus dem Bereich A1:A12 wieder.

 

5.6 Diagramme

5.6.1 klassische Diagramme

Letzter Tabellenstand vor einfügen des DiagrammsSo sah unser letzter Tabellenstand aus. Auf einer Mitgliederversammlung machen sich solche Daten immer sehr eindrucksvoll als Diagramme.
Diese sind sehr anschaulich und leichter zu verstehen als Tabellen. Stichwort: "Visualisierung".

Markierter Zellbereich Zunächst müssen dazu die erforderlichen Datenreihen erstellt werden. Dies geschieht durch Markierung der später benötigten Daten wie im links stehenden Beispiel.

Anschließend das gewünschte Diagramm im Reiter "Einfügen" --> "Diagramm"
Diagramm einfügenaufrufen. Es erscheint unter jeder Diagrammkategorie die Auswahl an verfügbaren Diagrammtypen.  Wählen Sie Ihr Wunschdiagramm.  Das Diagramm wird auf dem Tabellenblatt angezeigt. Es kann nun weiterformatiert werden.
Als Diagramm eignet sich hier wohl am besten ein Linien-Diagramm, weil ein Datenverlauf angezeigt werden soll. Als dieses kurz auswählen. Im Zweiten Schritt wird nochmals die Datenreihe angezeigt, denn manchmal kann es nötig sein Zeilen und Spalte zu vertauschen oder Datenreihen, die nicht benötigt werden auszublenden. Hier kann man Diagrammtitel und Achsen-Beschriftungen anbringen. Die hässlichen Gitternetz-Linien können so wie die Legende ebenfalls ausgeblendet werden.

Diagrammfläche

Hintergrund und Linienfarben können nun genau wie in PowerPoint mit ihrem jeweiligen Kontextmenü editiert werden, sodass die Farben optisch ansprechender sind.

5.7 Formulare in Excel

Bis jetzt haben wir Excel benutzt um damit für uns selbst etwas zu errechnen oder darzustellen. Häufig jedoch wird Excel jedoch nur als Arbeitsoberfläche für Andere zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, derjenige, der das Tabellenblatt entwirft, wird es nicht benutzen. Jede Änderung der Formeln ist damit auch unerwünscht. Der spätere Sachbearbeiter soll nur "das Blatt füttern", wie es rechnet ist ihm in der Regel egal. Für uns bedeutet dies jedoch einen erheblichen Mehraufwand und eine stärkere Abdeckung aller "Eventualitäten". Es geht darum, dafür zu Sorgen, dass später beim Eingeben keine Fehler mehr gemacht werden. Zunächst bedeutet dies, dass nur sehr selten Eingabefelder (= nicht gesperrte Zellen) vorhanden sind, in die nachher Werte frei eingegeben werden können. Im Normalfall wird ein Sachbearbeiter zum Beispiel nicht den Kinderfreibetrag in ein Formular eingeben, sondern nur die Anzahl der Kinder. Den Rest übernimmt das Formular für ihn. Viele Dinge, über die man sonst nicht nachdenkt werden häufig dann erst wichtig. (Zum Beispiel Gültigkeitsprüfungen, Einschränkungen)

5.7.1 Eingaben und Ausgaben

Damit Excel mit dem Anwender kommunizieren kann, sind Eingaben und Ausgaben nötig. Nur wie verdeutliche ich einem Endanwender, dass von ihm eine Eingabe erwartet wird und vor allem wie seine Eingabe lauten  muss, damit sie zulässig  - inhaltlich logisch- ist?

5.7.1.1 Formatierungen

Zunächst einmal stehen mir die oben bereits genannten Möglichkeiten der Zellformatierung offen. Zellen lassen sich entweder über Kontextmenü formatieren oder über entsprechende Symbole aus der Formatsymbolleiste. Eine Zellfüllung zum Beispiel ist entweder über das Symbol "Füllbereich" Schaltfläche Füllbereich oder über das Kontextmenü der Zelle "Zellen formatieren..." und dort über den Reiter "Muster" herstellbar. Dort kann sogar zusätzlich zur Zellfüllung ein Muster vorgegeben werden. Denken Sie jedoch daran, dass sie nicht mit zu starken Farben arbeiten oder eine dunkelrote Füllung bei schwarzer Schrift verwenden. Das wäre dann nicht mehr leserlich, erst recht nicht bei einem Schwarzweiß-Ausdruck. Überhaupt ist ein Formular möglichst auf das Ausdrucken zu optimieren, denn das wird die viel häufiger passieren, als bei anderen Dokumenten. Die Kenntlichmachung einer Eingabezelle sollte also dezent erfolgen (z.B. durch ein helles Grau oder ein helles Gelb). Manchmal reicht es schon, die Zelle mit einem Rahmen zu umgeben. Dies kann über die Rahmenschaltfläche Schaltfläche Rahmen in der Symbolleiste "Format" oder auch über das Kontextmenü einer Zelle und dort über "Zellen formatieren..." --> Reiter "Rahmen" geschehen.
Nachdem nun alle Zellen in die Eingaben erforderlich sind für den Anwender erkennbar sind, sollte nun das Zellformat - wie unter 4.2.2 beschrieben - noch auf die richtige Eingabe vorbereitet werden. Sollen zum Beispiel später in die Zelle Euro-Beträge eingegeben werden, dann muss sie schon entsprechend eingerichtet werden.  Außerdem müssen alle Eingabezellen "entsperrt" werden, damit sie nachher vom Anwender auch gefüllt werden dürfen. Wie dies funktioniert steht weiter unten im Abschnitt "Arbeitsblatt schützen".

5.7.1.2 Gültigkeitsprüfung

Dialogfeld GültigkeitsprüfungGueltigkeitspruefungHäufig können Eingabefehler bereits dadurch vermieden werden, dass eine Zelle von vornherein bei den Eingabemöglichkeiten beschränkt wird. Was in die Zelle geschrieben werden darf, lässt sich im Reiter "Daten" --> "Datentools" --> "Datenüberprüfung" festlegen. Man gelangt dort in das links stehende Dialogfeld. Im ersten Reiter "Einstellungen" kann nun festgelegt werden, welcher Wert akzeptiert wird. Dazu muss das Dropdown-Feld "Zulassen" aufgeklappt werden und das gewünschte Kriterium ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen:
Gültigkeitsprüfung DropdownfeldHat man dort das gewünschte Kriterium gefunden können nun die Details festgelegt werden. (Zum Beispiel "Ganze Zahl" zwischen 3 und 18 oder Datum mit einem bestimmten Zeitraum oder Text mit einer Länge von maximal 8 Zeichen oder aber etwas ganz Eigenes, wenn vorher "Benutzerdefiniert" gewählt worden ist. Was im Einzelfall passt, müssen Sie entscheiden. Bedenken Sie aber auch, dass eine zu strikte Anwendung der Gültigkeitsprüfung unter Umständen auch gewollte Eingaben unmöglich macht.

Bild: Gültigkeitsprüfung mit Dropdownfeld in ExcelInteressant ist auch der Punkt "Liste". Ist er ausgewählt haben sie zusätzlich die Möglichkeit einen Zellbereich mit gültigen Werten einzugeben, den Sie frei definieren können. Außerdem ist es möglich einen Haken bei Zellendropdown zu setzen. In diesem Fall wird die Zelle zu einem Kombinationsfeld (Dropdownmenü) mit allen erlaubten Werten und der Anwender kann daraus auswählen.

Für was auch immer Sie sich entscheiden: Lassen Sie es ihre Anwender wissen!
Im Reiter "Eingabemeldung" können Sie zu diesem Zweck eine Eingabemeldung erstellen. Diese erscheint, wenn die entsprechende Zelle ausgewählt wird. Sie können einen Titel und einen Text festlegen, der dann später in einer Sprechblase oder einem Dialogfeld (abhängig von der Excel-Version) angezeigt wird. Wenn Sie nicht wollen, dass die Meldung angezeigt wird, müssen Sie den Haken vor "Eingabemeldung zeigen, wenn Zelle ausgewählt wird" entfernen. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn der spätere Bearbeiter zum Beispiel in 50 Zellen, die untereinander liegen Euro-Beträge eingeben soll. Es reicht dann, wenn Sie es in das Formular hineinschreiben oder es sich aus dem Kontext ergibt. Lassen Sie ihn nicht fünfzig Mal, die selbe Meldung wegklicken, es sei denn sie wollen Ihr Bild zu einem beliebten Dartboard-Poster in den Büros machen lassen.
Der nächste Reiter "Fehlermeldung" ist schon wieder ein wenig wichtiger. Ganz sicher werden Sie wollen, dass eine Fehlermeldung angezeigt wird, wenn die eingegeben Daten nicht Ihrer Gültigkeitsprüfung standhalten. Es wäre auch unfair, keine Meldung anzuzeigen, denn der Bearbeiter soll ja schon wissen, warum nun sein Formular nicht rechnet. Aus diesem Grund verschwenden Sie bitte erst gar keinen Gedanken daran den Haken vor "Fehlermeldung anzeigen, ..." wegzunehmen. Wichtig ist, dass Sie drei Fehlerarten zur Auswahl haben. Die ersten beiden "Information" und "Warnung" unterscheiden sich nur durch das Icon im entsprechenden Dialogfeld, lassen aber nach Bestätigung die Falscheingabe zu, wenn der Eingebende dies unbedingt möchte. Lediglich die Dritte Fehlerart "Stopp" verweigert das Fortsetzen, wenn der Eingebende nicht Ihrer Vorgabe gehorchen will. Was Sie schlussendlich auswählen, bleibt Ihnen überlassen. Die Fehlerdialogfelder sehen so aus:

Information:
Dialogfeld Gültigkeit - Information

Warnung:
Dialogfeld Gültigkeit - Warnung

Stopp:
Dialogfeld Gültigkeit - Stopp

5.7.2 Die Formular-Werkzeuge

Entwicklertools anzeigen
Die Formular-Symbolleiste, die Sie schon kennen, wenn Sie mit den Vorgängerversionen von Excel gearbeitet haben ist seit Excel 2007 im Reiter "Entwicklertools" aufgegangen.  Leider wird er nicht standardmäßig angezeigt, wenn Sie Excel frisch installiert haben und aufrufen. Sie müssen ihn erst aktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor. Öffnen Sie die Excel-Optionen und wählen Sie im Navigator "Menüband anpassen". Setzen Sie dann den Haken beim Kontrollfeld für die Entwicklertools wie links gezeigt.
Haben Sie das erledigt finden Sie nun die Registerkarte "Entwicklertools" in der Multifunktionsleiste.

Auf der Registerkarte ist dann Ihr wichtigstes Arbeitsmittel die Gruppe "Steuerelemente" und dort speziell das Symbol "Einfügen". Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine Auswahl an Formular- und ActiveX-Steuerelementen. Erstere sind für uns nun interessant. Sie sehen also folgende Ansicht:
Alle Formularsteuerelemente im Menue EinfuegenDie nachfolgenden Punkte behandeln und erklären jede Schaltfläche mit Ihren Merkmalen einzeln. Jedes Steuerelement  besitzt auch einen Formatierungsdialog, der über das Kontextmenü des jeweiligen Objekts und dort über "Steuerelement formatieren..." erreicht werden kann. Das Dialogfeld "Steuerelement formatieren..." sieht dann im Allgemeinen so aus und besitzt mindestens fünf Reiter:
Dialogfeld Steuerelement formatierena) Farben und Linien: Hier können die Linien- und Füllfarben des Steuerelements festgelegt werden. Diese Eigenschaften sind jedoch nicht für alle Steuerelemente verfügbar.

b) Größe: Hier kann die Höhe und Breite des Feldes sowie der Maßstab der zu Grunde gelegt wird eingestellt werden. Wurde das Bezeichnungsfeld bereits in der Größe verändert, kann mit dem Button "Zurücksetzen" im Bereich "Originalgröße" alles wieder zurück gesetzt werden. Ein Haken bei "Seitenverhältnis sperren" verhindert beim Freihand-Vergrößern eines Bezeichnungsfeldes, dass das Feld verzerrt wird.

c) Schutz: Dieser Reiter ermöglicht zunächst, das Feld generell gegen Veränderung zu schützen und auch explizit den Text zu schützen, sodass der Text nicht von einem Anwender verändert werden kann. Der Schutz wird aktiv, wenn das Tabellenblatt über Extras --> Schutz --> Blatt schützen gesperrt wird.

d) Eigenschaften: Der Reiter "Eigenschaften" ermöglicht festzulegen, dass das Feld an eine Zellposition gekoppelt wird. Dadurch "rutscht" das Feld herunter, wenn darüber eine Zeile eingefügt wird. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit sogar bei Vergrößerung einer Zelle das Nachrutschen einzustellen.
Weiter unten gibt es noch ein Kontrollkästchen, das festlegt, ob das Feld mitgedruckt werden soll oder nicht. Es ergibt zum Beispiel bei Schaltflächen (s.u.) Sinn, das Drucken abzuschalten.

d) Im Reiter "Web" ist es möglich, den im HTML-Standard verpflichtend geforderten Alternativ-Text (ALT-Attribut) einzugeben, der im Browser angezeigt wird, wenn das Feld nicht verfügbar sein sollte.

Sind im Einzelfall noch andere Reiter vorhanden, werden diese für jedes Steuerelement einzeln behandelt.

5.7.2.1 Bezeichnungen (Symbol: Bezeichnugn)

BezeichnungenMit dem Smart-Icon "Bezeichnungen" wird ein Textfeld mit der Standardschriftart für Formulare erzeugt. Nach dem Anklicken dieses Symbols kann auf dem Tabellenblatt mit dem Fadenkreuz-Cursor ein solches Textfeld in der entsprechenden, frei wählbaren Größe gezeichnet werden.

5.7.2.2 Bearbeitungsfelder ()

Bearbeitungsfelder stehen in Microsoft Excel nicht zur Verfügung. Dieses Steuerelement wird nur bereitgestellt um das Arbeiten mit Dialogblättern zu ermöglichen, die in Excel 5.0 erstellt worden sind. Um es auszuprobieren, gehen Sie vor wie im Punkt "Dialog ausführen" weiter unten beschrieben.

5.7.2.3 Gruppenfelder (Symbol: Schaltfläche)

GruppenfeldGruppenfelder haben die Aufgabe Formularobjekte inhaltlich zu gruppieren. "Wieso muss das sein?" ist eine in diesem Zusammenhang häufig gestellte Frage. Die Antwort ist nicht ganz einfach, denn es muss keineswegs immer so sein, ist aber dann sinnvoll, wenn Excel selbst keine notwendige Trennung zwischen Formular-Objekten gelänge. Das ist vor allem bei den Optionsfeldern von Bedeutung, denn schließlich lassen diese immer nur eine mögliche Alternative zu. Das klappt dann gut, wenn nur eine Abfrage abgedeckt werden soll. (Option A1 vs. Option A2). Sobald jedoch häufiger Optionsfelder zum Einsatz kommen sollen, müssen die unterschiedlichen Optionsthemen natürlich getrennt werden, damit Excel diese unterscheiden kann und zwei aktivierte Optionsfelder zulässt, deren Auswahl dann auch zwei getrennte Ziele hat. (siehe Beispiel links)
Ein häufig auftretender Fehler ist übrigens, wenn eines der Formularobjekte mit seinem Rahmen aus dem Gruppenfeld herausragt oder beim verschieben des Gruppenfeldes nicht mitverschoben worden ist. Dann wird das außen liegende Optionsfeld wie eine eigene Gruppe behandelt und verliert damit zwangsläufig seinen ursprünglichen Sinn zwischen zwei oder mehr Alternativen zu entscheiden.
Die Überschriften von Gruppenfeldern können über ihr Kontextmenü und dort über den Eintrag "Text bearbeiten" frei angepasst werden. Die Bearbeitung wird wieder verlassen, wenn nach getaner Arbeit die ESC-Taste gedrückt wird oder  wiederum im Kontextmenü "Textbearbeitung beenden" gewählt wird. Wie alle Formularobjekte haben auch Gruppenfelder einen Formatierungsdialog: der wie folgt aussieht:
Dialogfeld Steuerelement formatieren --> Steuerung
Die vier oben bereits beschriebenen Reiter haben beim Gruppenfeld die gleichen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten wie beim entsprechenden Dialog der  Bezeichnungsfelder.

Es ist jedoch zusätzlich der Reiter "Steuerung" vorhanden.
Hier ist lediglich die Option "3D-Schattierung" verfügbar. Setzt man einen Haken bei dem davor befindlichen Kontrollkästchen, dann verändert sich eine Gruppenfeld in der folgenden Weise:
Gruppenfeld ohne 3D-SchattierungGruppenfeld ohne 3D-Schattierung
Gruppenfeld mit 3D-SchattierungGruppenfeld mit 3D-Schattierung

Welche Einstellung hier Anwendung findet, ist wieder mal reine Geschmackssache und bleibt Ihnen überlassen.

5.7.2.4 Schaltflächen (Symbol: Schaltfläche)

Bild einer Formular-SchaltflächeDialogfeld Makro zuweisenEine Schaltfläche ist dazu bestimmt, eine Aktion auszuführen, die vorher hinterlegt wurde. In Excel sind dies in erster Linie vorher erstellte Makros. Daher geht auch als erstes das Dialogfeld "Makro zuweisen" auf, wenn eine Schaltfläche auf einem Tabellenblatt abgelegt worden ist. Dort sind alle erstellten Makros aller gegenwärtig offenen Arbeitsmappen angezeigt, daher ist ein wenig Vorsicht geboten, denn ein externes Makro ist unter Umständen später nicht mehr verfügbar. Über "Aufzeichnen" kann an dieser Stelle auch ein neues Makro aufgezeichnet werden. Das Makro kann auch später noch der Schaltfläche zugewiesen werden oder es kann ein zugewiesenes Makro geändert werden. Dazu muss im Kontextmenü der Schaltfläche der Punkt "Makro zuweisen..." ausgewählt werden. Dieser bringt Sie dann zurück in das Dialogfeld.
Das Dialogfeld "Steuerelement formatieren..." unterscheidet sich bei Schaltflächen am stärksten vom Standard. Es sind einige zusätzliche Reiter vorhanden, die im Folgenden besprochen werden...
Zunächst ist zu erwähnen, dass die Option "Objekt drucken" im Reiter "Eigenschaften" standardmäßig deaktiviert ist, denn dieses Objekt wird normalerweise nur dazu benötigt um zum Beispiel einen "Erledigt-Haken" zu erzeugen. Soll das Objekt ausnahmsweise mitgedruckt werden, so muss der Haken dort wieder gesetzt werden. Nun jedoch zu den zusätzlichen Reitern:
Dialogfeld: Schaltfläche formatieren
a) Der erste zusätzliche Reiter ist der Reiter "Schrift". Er entspricht weitest gehend dem Dialogfeld "Format" --> "Zeichen". Hier lassen sich die Schriftart auf der Schaltfläche, deren Schriftgröße und Schriftschnitt sowie die Schriftfarbe samt Unterstreichung und Effekten einstellen.

b) Der zweite zusätzliche Reiter heißt "Ausrichtung" (siehe Grafik). Hier lässt sich bestimmen, welche Textausrichtung für den Button gewählt wird. Diese Einstellung ist bekannt aus dem "Zellen formatieren..."-Menü. Es gibt die Möglichkeit den Text
- horizontal linksbündig, zentriert oder rechtsbündig und
- vertikal oben, zentriert  oder unten auszurichten.

Mit Hilfe der Einstellung bei Textorientierung lassen sich auch hochkant stehende Texte erzeugen. Ein Häkchen bei "Automatische Größe" passt die Schaltfläche dem Platzverbrauch der Schrift an (nicht umgekehrt!). Das bedeutet, dass eine Schaltfläche mit dem Wort "OK" bei Aktivierung dieses Kontrollkästchen äußerst - um nicht zu sagen - zu klein wird. Der letzte Bereich gibt die Textrichtung an.

c) Der dritte und letzte zusätzliche Reiter ist mit "Abstände" überschrieben. Er erlaubt es eine Art inneren "Seitenrand" in der Schaltfläche festzulegen. Das heißt dort können Abstände des Schaltflächentextes zum Rand der Schaltfläche definiert werden, die dann verhindern, dass die Schaltfläche überfrachtet wirkt. Der Haken bei "Automatisch" regelt das aber in aller Regel zufrieden stellend, sodass man dies nicht mehr erledigen muss.

5.7.2.5 Kontrollkästchen (Symbol: Kontrollkästchen)

Bild von drei Kontrollkaestchen aktiv-inaktiv-gemischtEin Kontrollkästchen ist wie ein Lichtschalter, es gibt die Stellungen "ein" und "aus". Man spricht von aktiven bzw. nicht aktiven / inaktiven Kontrollkästchen. Die Frage sollte nun lauten: "Wieso sind denn dann auf dem Bild drei Zustände abgebildet?" Ganz einfach. Excel erlaubt es in der Voreinstellung diesen dritten Zustand festzulegen. Er wird normalerweise gebraucht wenn von zwei gruppierten Kontrollkästchen nur eines aktiviert ist. Für den Endanwender ist dies jedoch egal, er (oder sie) kann Kontrollkästchen nur ein oder ausschalten. Eine Entscheidung wie "Kreuze an: ja - nein - vielleicht" gibt es bei Excel nicht. Man muss sich schon entscheiden. Egal wie viele Kontrollkästchen übrigens unter einander stehen, jedes spricht immer nur für sich. Sein Status kann über eine Ausgabezelle ausgegeben und für Wenn-dann-Prüfungen verwendet werden. Ist ein Kontrollkästchen eingeschaltet gibt es den Wert WAHR aus, ist es ausgeschaltet gibt es den Wert FALSCH aus. Ein Gemischtes Kontrollkästchen gibt übrigens #NV aus. Über die Kontextfunktion kann dem Kontrollkästchen - wie der Schaltfläche auch - ein Makro zugewiesen werden, das dann ausgeführt wird, wenn das Kontrollkästchen vom Anwender aktiviert wird.
Dialogfeld Kontrollkästchen formatieren Zusätzlich zu den Standardreitern gibt es die Reiter "Steuerung" sowie "Farben und Linien".
Vergleich Kontrollkästchen 2D und 3Da) Der Reiter "Steuerung" bietet die bekannte 3D-Schattieurng, die zugegebenermaßen beim Kontrollkästchen und auch bei den Optionsfeldern (s.u.) mehr hermacht als beim Gruppenfeld. Allerdings bietet der Reiter auch noch mehr. So kann dort auch eine Voreinstellung für das Kontrollkästchen getroffen werden, nämlich die oben beschriebenen drei Status. Kontrollkästchen formatieren - Ausgabezelle festlegenAußerdem kann über das Feld Zellverknüpfung die Ausgabezelle des Kontrollkästchens bestimmt werden. Sind Sie nicht sicher welche Zelle Sie dazu auserkoren haben, dann können Sie nach einem Klick auf die rot umrandete Schaltfläche die Zelle per Mausklick auswählen.

b) Viel interessanter als der Reiter "Steuerung" ist jedoch der Reiter "Farben und Linien", der Links zu sehen ist. Er ermöglicht eine Menge Spielereien. So kann zum Beispiel eine Füllfarbe für den eigentlich transparenten Hintergrund des Objektes bestimmt werden und diese sogar noch Teiltransparent gemacht werden. Außerdem kann das Kästchen und der Text mit einem Rahmen umlegt werden. Dort kann - wie aus anderen Anwendungen gewohnt - auch die Linienart, -stärke festgelegt werden. Der Bereich Pfeile muss im Übrigen ein Rudiment aus dem eigentlichen Formatfeld für Linien sein, der er bleibt immer deaktiviert. Pfeile sind dort schließlich auch nicht zu finden.

 

5.7.2.6 Optionsfelder (Symbol: Optionsfelder)

Optionsfelder stellen mehrere Möglichkeiten zu Wahl, generell können beliebig viel dieser Optionsfelder nebeneinander existieren, von diesen kann jedoch nur eine "aktiv" sein. Daher muss beim Einsatz von Optionsfeldern darauf geachtet werden, dass sich alle Auswahlalternativen gegenseitig ausschließen. Es darf nicht passieren, dass zwei Auswahlalternativen nebeneinander existieren können. In einem solchen Fall benutzt man dann besser Kontrollkästchen (s.o.). Hat man nun zwei oder mehr Alternativen gefunden, die nicht gleichzeitig existieren können, wie z.B. weiblich - männlich, oder bei drei Auswahlalternativen Barauszahlung -Überweisung - Lastschrifteinzug, können die Optionsfelder eingesetzt werden. Die Formatierungsmöglichkeiten für Optionsfelder entsprechen denen der Kontrollkästchen und müssen daher nicht erneut besprochen werden. Es gibt auch wieder eine Ausgabezelle. Die Ausgabezelle muss nur in einem Optionsfeld (idealerweise dem Ersten) definiert werden. Alle anderen Optionsfelder melden dann auch an diese Zelle. Die Zelle erhält dann einen Wert von 1 bis n (mit n=Anzahl der Optionsfelder). Soweit so gut. Es werden nun keine Probleme auftauchen, so lange Sie die Optionsfelder nur ein einziges Mal in meinem Dokument verwenden möchten und dann nicht wieder. Möchten Sie Optionsfelder mehrfach einsetzen, so ist es unbedingt erforderlich, Excel zu zeigen, welche Optionsfelder zusammen gehören. Dies geschieht über ein Gruppenfeld (siehe oben) und sieht - bezogen auf unser Beispiel -  wie rechts dargestellt aus. Die Trennung durch das Gruppenfeld ermöglicht es also nun, die Felder auseinander zu halten und zwei Zielzellen für deren Ausgabe zu definieren.

5.7.2.7 Listenfelder ()

Bild vom Einsatz eines ListenfeldesListenfelder können sowohl Kontrollkästchen als auch Optionsfelder ersetzen, denn in ihren Einstellungsmöglichkeiten lässt sich festlegen, ob nur ein Element oder mehrere markierbar sind. Ihr großer Vorteil ist die Platzsparsamkeit. Sie bieten die Möglichkeit durch hinauf oder hinabrollen des Inhaltes alle Punkte auf sehr kleinem Raum darzustellen. Für die Übersichtlichkeit sollte man jedoch trotzdem immer drei oder vier Punkte gleichzeitig anzeigen lassen.
Listenfelder unterscheiden sich von den bislang besprochenen Formularobjekten dadurch, dass sie einen Eingabebereich benötigen, denn schließlich benötigen sie ja einen Inhalt. Eingabebereich können beliebige Zellen des Tabellenblattes, eines anderen Tabellenblattes oder sogar einer externen Arbeitsmappe sein. Im "Steuerelement formatieren..."-Dialog sieht das ganze dann so aus:
Dialog: Listenfeld formatierenWährend die ersten Reiter dem, oben besprochenen, Standard entsprechen, beherbergt der Reiter "Steuerung" ein zusätzliches Feld "Eingabereich". In dieses kann nun entweder ein Zellbereich eingegeben werden oder mit Hilfe des Smart Icons an seinem rechten Ende, wie bei der "Zellverknüpfung" weiter oben schon besprochen im Tabellenblatt ein Zellbereich markiert werden. Dieser Zellbereich taucht dann als Auswahlliste im Listenfeld auf.
Direkt darunter befindet sich das Feld Zellverknüpfung. Dieses Feld ist spätestens seit Kontrollkästchen bekannt und erlaubt es eine Ausgabezelle zu bestimmen. Auch diese Zelle kann wieder auf dem aktuellen Arbeitsblatt, aber auch auf einem anderen Blatt oder in einer anderen Arbeitsmappe zu finden sein. Wichtig ist dabei nur, dass dieses Feld auch kontinuierlich erhalten bleibt. Achten Sie also darauf möglichst in der aktuellen Arbeitsmappe zu bleiben oder die externe Tabelle immer im selben Verzeichnis (auch auf CDs oder einem Wechseldatenträger-Medium) vorzufinden. Soll in einer weiteren Zelle übrigens nicht eine Zahl, sondern der Wert des Eingabeelementes ausgegeben werden, so muss mit der INDEX-Funktion (siehe oben) gearbeitet werden.

Sehr interessant ist der folgende Punkt auf dem Reiter, der Bereich "Markierungsart". Hier wird entschieden, ob das Listenfeld die Funktion von Kontrollkästchen oder von Optionsfeldern bekommt. Es kann hier nämlich festgelegt werden, ob sich nur ein Element oder Mehrere markierbar sind.

Markierungsart Einfach:
Ist diese Option gewählt, kann nachher nur ein Punkt der Liste ausgewählt werden, Funktionsweise wie bei Optionsfeldern
Markierungsart Mehrfach und Erweitert:
Diese Markierungsarten lassen das freie Markieren der Punkte zu, ein Punkt, der angeklickt wird wird aktiviert und durch einen erneuten Klick wieder deaktiviert. Allerdings wird die Ausgabezelle bei diesen Markierungsarten einfach ignoriert.
 

5.7.2.8 Kombinationsfelder (Symbol: Kombinationsfeld)

Ein Kombinationsfeld hat im Prinzip die gleiche Aufgabe wie das Listenfeld, mit dem Unterschied, dass es auf noch weniger Platz eingerichtet werden kann, da es standardmäßig nur den aktiven Wert anzeigt und die restlichen möglichen Werte erst dann aufklappt, wenn man auf die Pfeilschaltfläche am rechten Ende des Textfeldes klickt. Der englische Name "dropdown-field" rührt von diesem Aufklappen her.
Wie das Listenfeld auch, muss ein Eingabebereich und eine Zellverknüpfung zur Ausgabe definiert werden. Ein Kombinationsfeld bietet allerdings nachher für den Anwender nicht die Möglichkeit mehrere Werte auszuwählen, wie dies im Listenfeld möglich ist. Nur der eine aktive Wert ist auswählbar und wird in der Ausgabezelle als Zahlwert zurück gegeben. Dabei erhält das erste Element der Liste den Wert 1 (eins) und alle nachfolgenden Werte den nächst höheren natürlichen Zahlwert. Diese Funktion steht auch direkt für Zellen zur Verfügung. Wie das geht ist weiter oben unter Gültigkeitsprüfung (Liste) beschrieben.

5.7.2.9 Kombinationsfeld Liste-Text (Symbol: Kombinationsfeld - Listetext)

Kombinationsfelder Liste-Text stehen in Microsoft Excel nicht zur Verfügung. Dieses Steuerelement wird nur bereitgestellt um das Arbeiten mit Dialogblättern zu ermöglichen, die in Excel 5.0 erstellt worden sind. Um es auszuprobieren, gehen Sie vor wie im Punkt "Dialog ausführen" weiter unten beschrieben.

5.7.2.10 Kombinationsfeld Dropdown-Text (Symbol: Kombinationsfeld-Dropdowntext)

Kombinationsfelder Dropdown-Text stehen in Microsoft Excel nicht zur Verfügung. Dieses Steuerelement wird nur bereitgestellt um das Arbeiten mit Dialogblättern zu ermöglichen, die in Excel 5.0 erstellt worden sind. Um es auszuprobieren, gehen Sie vor wie im Punkt "Dialog ausführen" weiter unten beschrieben.

5.7.2.11 Bildlaufleisten ()

Einsatz von Bildlaufleisten

 

Bildlaufleisten sind aus dem Alltag mit dem Computer so bekannt, dass ich ihren Gebrauch als bekannt voraussetze. Fast jedes Fenster in grafischen Betriebssystem-Umgebungen kennt sie. (Dieses Browserfensterübrigens auch.) Was macht man damit in Excel? Nun ja, die Stellung des Bildlaufleistenfeldes (dem rot Block zwischen Anfang und Ende der Laufleiste) kann in einem numerischen Wert ausgedrückt werden. Je weiter ich dieses Feld in die ein oder andere Richtung bewege, umso höher oder geringer wird dieser Wert. Es kann mehrere unabhängige Bildlaufleisten in einem Excel-Arbeitsblatt geben. Jede Laufleiste hat eine eigene Zellverknüpfung, die den Status der verknüpften Bildlaufleiste ausgibt.


Beim Einfügen ist übrigens folgendes Detail interessant: Möchten Sie eine vertikale Bildlaufleiste erzeugen, dann ziehen Sie mit dem Fadenkreuz-Mauszeiger ein Rechteck, dass höher als breit ist, möchten Sie eine horizontale Bildlaufleiste erzeugen, dann erzeugen Sie ein Rechteck, das breiter als hoch ist.
Dialog Bildlaufleisten formatierenIm Steuerelement-Formatieren-Dialog können Sie übrigens im Reiter "Steuerung" einen Minimal- und Maximalwert für die Laufleiste, sowie den aktuellen Startwert einstellen. Standardmäßig ist die 0 bis 100 mit einem Startwert von 0.
 
Auch die Schrittweite, also die Größe des Intervalls, um das das Bildlaufleistenfeld bei einem einmaligen Klick auf die Schaltflächen am Anfang und Ende der Laufleiste verschoben wird und um deren Wert sich der Ausgabewert vergrößert oder reduziert wird ist hier festlegbar.

Außerdem können Sie dort auch einen Wert zum "Seitenwechsel" definieren. Wenn Sie nun Fragen, wieso das so heißt ist das verständlich. Gehen wir einmal von der normalen Anwendung von Bildlaufleisten aus: sie ermöglichen das herauf und herabrollen des Bildinhaltes. Klicken Sie nun zwischen das Bildlaufleistenfeld und einen der beiden Endpunkte auf die bloße Fläche der Bildlaufleiste, so springt das Bildlaufleistenfeld eine gewisse Distanz und im Normalfall würde Ihr Browser nicht um eine Zeile, sondern um eine ganze Seite nach unten oder nach oben springen. Daher kommt der Name "Seitenwechsel". Bei der Anwendung in Excel springt dort natürlich nichts, aber der Wert wird statt um den Wert 1 (eins) um den Wert, der bei Seitenwechsel hinterlegt ist auf einen Schlag verändert. Alles klar? Wenn nicht probieren Sie es aus!

Was sind nun die Anwendungsgebiete solcher Bildlaufleisten? Nun eine Anwendung kann der Gebrauch in Fragebögen sein. Nehmen wir an, Sie wollen eine Einschätzung eines Testteilnehmers in Bezug auf das Gruppenklima erhalten. Dann ist unter Umständen eine zu enge Einschränkung mit

"sehr gut gut eher gut eher schlecht schlecht und sehr schlecht"

fehlerträchtig, weil alle Teilnehmer entweder Extremwerte oder aber alle Teilnehmer nur mittelmäßige Werte von eher gut bis eher schlecht abgeben. Mit Hilfe von Bildlaufleisten können Sie "fließende Bewertungen" erhalten und das Beste ist: Sie müssen einem Testteilnehmer nicht einmal den Nummernwert seiner Auswahl zeigen, in dem Sie die Ausgabezelle auf einem anderen Blatt definieren.

5.7.2.12 Drehfehlder (Symbol: Drehfeld)

Einsatz von Drehfehldern

Drehfelder funktionieren im Allgemeinen wie die Endschaltflächen der Bildlaufleisten. Sie zählen Werte hoch oder herunter. In ihrem Formatierungs-Dialog kann eine Ausgabezelle definiert werden, die dann einen Wert erhält. In der Praxis wird es unvermeidlich sein, diese Zelle auf dem gleichen Arbeitsblatt wie das Drehfeld zu platzieren, denn sonst weiß der Anwender nicht, welchen Wert sie oder er gerade eingestellt hat. Wie auch beiden Bildlaufleisten kann ein aktueller Wert, ein Minimalwert und ein Maximalwert eingestellt werden. Es ist nur nicht möglich einen Seitenwechselwert zu definieren. Drehfelder werden in der Standardeinstellung mitgedruckt, wollen Sie dies verhindern, müssen Sie das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren.

5.7.2.13 Steuerelement-Eigenschaften (Symbol Steuerelement-Eigenschaften)

Das Smart-Icon "Steuerelement-Eigenschaften..." bringt Sie in den "Steuerelement formatieren..."-Dialog, der auch über das jeweilige Kontextmenü des Formularobjekts zu erreichen ist.

5.7.2.14 Code bearbeiten (Symbol Steuerelement-Code-Bearbeiten)

Ein Klick auf diese Schaltfläche bringt Sie zum Visual Basic Editor. Dort können Sie dann den Modulcode händisch editieren, sofern Sie VB beherrschen.

5.7.2.15 Raster

Den Großteil der Zeit sind wir froh es zu haben: Das Zellraster. Es hilft beim Orientieren auf dem Arbeitsblatt. In der Formularentwicklung hilft es auch noch beim Ausrichten von Objekten an das Raster. Später, wenn das Formular ausgefüllt werden, soll kann das Raster jedoch bisweilen stören. Um es auszublenden, entfernen Sie den Haken bei "Gitternetzlinien" auf der Registerkarte "Ansicht".

5.7.2.16 Dialog ausführen (Symbol: Dialog ausführen)

Dieses Symbol mit dem Schalter ist die meiste Zeit ausgegraut, wenn Sie in Excel Formulare entwerfen. Nachdem Excel 5.0-Standard ist war (und ist) es jedoch möglich Dialogfelder zu erzeugen, die dann mit Hilfe dieses Schalters "probe gefahren" werden können. Um es auszuprobieren gehen Sie wie folgt vor. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tabellenblattreiter im unteren Teil des Excel-Fensters und wählen Sie im Kontextmenü des Reiters "Einfügen...". Sie kommen in ein Dialogfeld, in dem Sie nun mehrere Punkte zum Einfügen wählen können, unter anderem auch einen Symbol: Microsoft Excel 5.0-Dialog.
Bestätigen Sie mit OK und Sie gelangen in ein gerastertes Feld mit einem Dialogfeld, das sich im Rohbau befindet. Dort können Sie einen Dialogfeldtitel vergeben und Texte in das Dialogfeld einbinden. Um das fertige Dialogfeld "ungerastert" anzuzeigen betätigen Sie das Symbol "Dialogfeld ausführen".

5.7.3 Arbeitsblatt schützen

Blatt schützenUm das Verändern von Zellen durch Unbefugte zu verhindern, kann das Arbeitsblatt mit einem Schreibschutz belegt werden. (Reiter "Überprüfen" --> "Änderungen" --> "Blatt schützen"). Dieser Schutz schützt erst einmal alle Zellen des gesamten Blattes.
Soll eine Zelle davon ausgenommen werden, so muss sie über ihr Kontextmenü und den dortigen Punkt "Zellen formatieren..." geöffnet oder besser entsperrt werden. Der rechte Reiter: "Schutz" lässt dies relativ einfach zu. Um eine Zelle frei zu geben, muss einfach nur das Häkchen bei "Gesperrt" entfernt werden. Fertig.

Nun kann das Tabellenblatt über den Reiter "Überprüfen"  und dort über "Blatt schützen" gesperrt werden und die Zelle bliebe weiterhin beschreibbar.

Icon: InfoTipp: Kennwortschutz

Vergeben Sie beim Sperren eines Blatts auch immer Kennwort, damit der Schutz nicht einfach so aufgehoben werden kann.

5.8 Auswertungen mit Excel

Gerade größere Exceltabellen werden schnell unübersichtlich, weil viele Daten dort unsortiert zu finden sind. Oftmals liegt zwischen zwei Datensätzen von Interesse eine große Anzahl Zeilen oder Spalten und Muster können so nicht entdeckt werden. Aus diesem Grund kennt Excel einige Hilfsmittel, die das Aufbereiten der Daten vereinfachen sollen.

5.8.1 Überschriftenzeile fixieren und nebeneinander anzeigen


Soll eine Zeile ständig (zum Beispiel als Überschrift) angezeigt werden und auch in der Bildschirmansicht beim Scrollen nicht "wegrollen" so können Sie dies wie folgt festlegen.
Wählen Sie im Reiter "Ansicht" --> "Fenster" --> "Fenster fixieren". Die darunter gezeigten Optionen ermöglichen es Ihnen, entweder einen benutzerdefinierten Bereich oder die oberste Zeile bzw. die erste Spalte zu fixieren. Soll eine  Zeile oder Spalte lediglich im Ausdruck auf jeder Seite wiederholt werden, weil sie zum Beispiel Überschriften enthält, gehen Sie vor wie weiter unten bei "Wiederholungszeile und -Spalte bestimmen" beschrieben.

Eine andere hilfreiche Funktion ist "Nebeneinander anzeigen" im gleichen Ribbon-Set. Damit können Sie zwei Tabellen direkt nebeneinander anzeigen und mit der Zusatzfunktion "Synchroner Bildlauf" sparen Sie sich sogar das zweite Scrollen.

5.8.2 Sortieren

Sortieren von ZellenSymbole aufsteigend und absteigend sortierenUm Daten in Excel zu sortieren gehen Sie wie folgt vor. Markieren Sie die Spalte, die das Sortierkriterium enthält durch einen Klick auf die Spaltenschaltfläche. Markieren Sie nun alle Spalten, die mitsortiert werden sollen (Strg+Mausklick). Sind alle zu sortierenden Spalten auf einer Seite neben der Kriteriumsspalte, können Sie auch einfach die Maus bei gedrückter Taste dorthin ziehen.
Klicken Sie nun auf die Schaltflächen "Sortieren" (entweder auf oder absteigend) um die Sortierung anzustoßen. Die Schaltflächen befinden sich im Reiter "Start" innerhalb der Gruppe "Bearbeiten" (siehe rechts).

5.8.3 Filter und Autofilter

Auto-Filter SonderfunktionenAuto-Filter- Dropdown-MenüSie können in Excel auch Filter einsetzen um nur nach bestimmten Zeilen oder Spaltenwerten anzeigen zu lassen. Allerdings sollten Sie bei Spaltensuche auf jeden Fall eine Überschriftenzeile einfügen, da sonst der erste Zellwert gelöscht wird. Markieren Sie anschließend die Spalte, auf die ein Filter gesetzt werden soll und wählen Sie - wiederum unter "Sortieren und Filtern" --> "Filtern". Die erste Zelle in der Spalte erhält nun eine Dropdown-Schaltfläche wie links gezeigt.
Wenn Sie die Schaltfläche anklicken erhalten Sie ein Feld, in dem Sie alle gewünschten Werte auswählen können. Interessant ist dabei übrigens auch und vor allem der Bereich "Zahlenfilter". Er ermöglicht es Ihnen nach bestimmten Intervallen, Größen oder Verhalten innerhalb einer Reihe (über dem Durchschnitt oder unter dem Durchschnitt) zu suchen und damit sehr machtvolle Auswertungen zu fahren.

Excel 07: Tabellenvorlagen anwenden.Richtig interessant und unglaublich arbeitserleichternd sind übrigens die Tabellenvorlagen mit Autofiltern. Bislang musste eine ordentliche Formatierung jeweils händisch über das Formatieren der Zellenfüllung erfolgen. Wer Zellen abwechselnd hell und dunkel formatieren wollte um damit die Lesbarkeit zu vereinfachen kam schnell an das Problem, dass das Muster schon beim Einfügen einer einzigen Spalte nicht mehr durchgängig war. Seit Excel 2007 gibt es hier Abhilfe:
Markieren Sie einfach alle relevanten Zellen ihrer Tabelle und wählen Sie im Register "Einfügen" --> "Tabelle". Excel erstellt dann selbstständig eine Tabelle mit Filtern auf jeder Spalte und mit einer optisch klaren Formatierung. Sie können noch angeben, ob ihre erste Zeile bereits Überschriften enthält. Sogar abwechselnd hell und dunkel formatierte Zellen können Sie nun über das Tabellenformat-Tool erhalten. Diese Formatierung ist sogar so intelligent, dass das Einfügen einer zusätzlichen Zeile oder Spalte die Formatierung nicht durcheinander bringt.

5.8.4 Pivottabellen

Pivottabellen (engl. "pivot table charts") stellen eine Möglichkeit dar im Excel nach bestimmten Mustern zu suchen. Anders als bei den Filtern haben Sie die Möglichkeit eine gefilterte Liste mit zwei oder mehr Suchkriterien zu erstellen. 
Stellen Sie sich vor, sie hätten eine Liste von Dozenten, und den von ihnen veröffentlichten Werken und dem Fach, dem das Buch zuzuordnen ist. Außerdem enthält die Liste noch den jeweiligen Preis. Die Informationen könnte man an dieser Stelle natürlich noch beliebig erweitern, aber für das Beispiel soll dies erst einmal reichen. Die Rohdatenliste ist nun also mit den Kategorien "Dozent, Buch, Fach, Preis" überschrieben:
Ausgangstabelle mit Daten für eine Pivottabelle

Selektionsdialog für eine PivottabelleOben haben Sie die Möglichkeit kennen gelernt zu filtern. Damit könnten Sie nun also alle Bücher des Autoren "Meier" filtern. Die Pivottabellen bieten Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit auszuwerten, welche Orga-Bücher der Autor geschrieben hat. Sie können also kreuzweise nach "Meier" und "Orga" auswerten. Wie stellen Sie das nun an? Klicken Sie zunächst im Reiter "Einfügen" auf "PivotTable" in der Gruppe "Tabellen". Die andere Option "PivotChart" funktioniert nachher ähnlich, allerdings als Diagramm. Sie sehen nun das rechts gezeigte Dialogfeld. Hier können Sie nun den Datenbereich der Rohdaten eingeben und festlegen, ob sie die Berichtsregisterkarte in einer anderen bestehenden Datei oder als neues Arbeitsblatt in der aktuellen Datei erstellen wollen.
Im nächsten Bild sehen Sie dann auf der rechten Seite alle Überschriften ihrer Rohdaten als Feldliste. Jede Überschrift kann nun zum Selektieren per Drag&Drop an die entsprechenden Stellen gezogen werden.

Pivot-Datenberichtsfelder einbinden
Natürlich müssen Sie sich vorher Gedanken machen, was Sie wie sortiert haben wollen. Es bietet sich natürlich erst einmal an, an der generellen Sortierung nichts zu ändern und die Autoren als Zeilenfelder zu sortieren. Ganz zu oberst lassen sich dann am besten die Fächer als übergeordnetes Sortierungsmerkmal zum Seitenfeld machen. Damit können Sie oben direkt das Unterrichtsfach als erstes Kriterium bestimmen. Die Möglichkeiten sind hier jedoch äußerst vielschichtig, je nachdem wie Sie die Felder sortiert haben wollen. Probieren Sie doch einfach mal ein wenig aus.

5.9 Drucken

5.9.1 Druckbereich festlegen

Druckbereich festlegenWollen Sie von einem Tabellenblatt standardmäßig nur einen gewissen Bereich drucken, so müssen Sie zunächst genau diesen Bereich markieren und anschließend im Reiter "Seitenlayout" --> "Seite einrichten" --> "Druckbereich" --> "Druckbereich festlegen" als zu druckenden Bereich bestimmen.

Im selben Menü befindet sich auch der Befehl "Druckbereich aufheben" der die Festlegung rückgängig macht.

Wollen Sie den Druckbereich nur temporär (für einen Druck) ignorieren, so können Sie im Druckdialog den Haken bei "Druckbereich ignorieren" wählen.

5.9.2 Wiederholungszeile und -Spalte bestimmen

Wiederholungszeile festlegenWenn Sie eine Zeile auf jeder Seite erneut drucken wollen, müssen Sie zunächst wieder auf der Registerkarte "Seitenlayout" auf das Icon "Drucktitel" klicken und im anschließend erscheinenden Dialogfeld-Reiter "Tabelle" --> "Wiederholungszeile oben" ihre zu wiederholende Zeile angeben. Diese Zeile erscheint dann auf jeder Druckseite als oberste Zeile. Analog gilt dies auch für Spalten.

5.9.3 Seitenumbruchvorschau

Excel 07: Seitenumbrüche einfügenBei größeren Exceltabellen ist es immer ärgerlich, wenn der Seitenumbruch völlig unkontrolliert an der ungünstigsten Stelle das Blatt teilt. Excel bietet deshalb zwei Möglichkeiten, die Ihnen aus der Klemme helfen können.
Zunächst einmal hält Excel für Sie im Reiter "Ansicht" die Seitenumbruchvorschau oder die Seitenlayoutansicht für Sie bereit. Welche Sie davon nehmen, ist Ihnen überlassen. In der Seitenumbruchvorschau können Sie jedoch mit der Maus die Umbrüche per Drag&Drop hin- und herschieben bis alles wie gewünscht passt. Im Reiter "Seitenlayout" können Sie dann unter Umbrüche auch noch zusätzlich Seitenumbrüche einfügen oder wieder entfernen. Der letzte Punkt ermöglicht es die Tabelle wieder auf die Standardumbrüche zurückzusetzen.