STARTSEITE -->  KURS INFORMATIONSVERARBEITUNG --> MODUL A: MICROSOFT OFFICE --> LEKTION 3: POWERPOINT

Modul A: Microsoft Office

Lektion 3: PowerPoint

Im beruflichen Alltag ist es wichtig Andere auf dem Laufenden zu halten. Am besten teilt man seine Arbeitsergebnisse so mit, dass möglichst viele Aufnahmekanäle des Zuhörers beteiligt sind. Dadurch erhöht sich die Quote des Gemerkten merklich. Ein Hilfsmittel dazu ist PowerPoint.

Hier müssen Sie sich wieder entscheiden: Zu welcher Version von PowerPoint wollen Sie Informationen?

PowerPoint 2016    PowerPoint 2019 / 2016 Click to run

3.5 Präsentieren

Ist die Präsentation soweit fertig, geht es an das eigentliche Präsentieren. Natürlich ist klar, dass dieser Kurs Ihnen nur ein paar Hilfestellungen zum Präsentieren geben kann. Präsentationsseminare füllen häufig mehrere Schulungstage. Viele Klippen und Fallen lassen sich durch gute Vorbereitung und solides Auftreten immer umschiffen. Der beste Weg, einen Vortrag oder eine Präsentation erfolgreich "über die Bühne" zu bringen ist aber immer noch:

• Seien Sie sicher im Thema. Erzählen Sie nichts von dem Sie keine Ahnung haben!
• Haben Sie immer einen Plan B und Plan C, seien Sie niemals unvorbereitet und kalkulieren Sie so viele Risiken wie möglich ein.

3.5.1 Vorbereitung

Bei der Vorbereitung der Präsentation sollten Sie sich über einige wichtige Umstände Gedanken machen, damit Ihre Präsentation ein Erfolg wird.

• Steht Ihnen überhaupt ein Rechner und ein Beamer zur Verfügung?
  Falls nicht, sollten Sie die Präsentation auch über Ausdrucke und Plotts halten können. Auch als Plan-B kann Ihnen das helfen, denn Rechner und Beamer können auch spontan den Dienst versagen. Vorbereitet sein ist gerade bei wichtigen Vorträgen ALLES!
• Brauchen Sie einen Internetzugang?
  Sorgen Sie dann gegebenenfalls für einen WLAN-Zugang oder einen Tethering-Zugang über das Mobilfunknetz.
• Können Sie am Präsentationsort auf PowerPoint zurückgreifen?
  Wenn auf dem Präsentationsrechner weder PowerPoint noch der entsprechende Viewer installiert ist, können Sie alles was Sie benötigen extrahieren und auf einem USB-Stick mitnehmen. Die Funktion heißt -immer noch etwas veraltet- "Verpacken für CD" und befindet sich bei PowerPoint 2007 im Office Menü unter "Veröffentlichen", bei Version 2010 unter "Datei" --> "Speichern und Senden" und bei PowerPoint 2013 unter "Datei" --> "Exportieren". Es erscheint das rechts gezeigte Dialogfeld. Hier können Sie alle benötigten Elemente hinzufügen und sogar weitere Präsentationen in Ihren Export aufnehmen. Medien und Schriftarten binden Sie über die Schaltfläche "Optionen..." ein. Über die Schaltflächen "In Ordner kopieren..." oder "Auf CD kopieren" haben Sie die Wahl die ganze Sache entweder auf einen USB-Stick zu kopieren, was in der Regel praktischer ist oder direkt auf eine CD zu brennen, was normalerweise nur in Frage kommt, wenn Sie die Präsentation per Post verschicken wollen.
• Können Sie auf Helfer zurückgreifen?
  Das Präsentieren wird ungleich leichter, wenn Sie nicht alles allein machen müssen. Wenn Sie im Team arbeiten, kann jemand anderes für Sie den Raum abdunkeln oder die Präsentation steuern. Am besten sprechen Sie die Präsentation dann vorher einmal durch oder üben Sie sogar einen Durchgang ein, damit alle im Team gleich sicher sind.
  Wenn Sie keine Helfer haben, sollten Sie zumindest über die Verwendung einer Presenter-Maus nachdenken.

3.5.2 Vortrag

• Sind Sie angemessen gekleidet?
  Bringen Sie vorher in Erfahrung, ob ein bestimmter Dresscode nötig ist, haben Sie im Zweifel ein Ersatzhemd dabei. Passieren kann immer etwas!
• Werden Sie verstanden?
  Passen Sie Ihre Sprache unbedingt Ihrer Zuhörerschaft an, wenn Sie wollen, dass Sie verstanden werden. Achten Sie vor allem darauf, ob Fachsprache angemessen ist oder nicht. Fragen Sie nach Sinnabschnitten Ihrer Präsentation auch einmal nach, ob es noch Fragen gibt! Brauchen Sie eventuell eine Sprachverstärkung mit Mikrofon und Lautsprecher?
• Hat Sie eine Frage kalt erwischt?
  Es kann vorkommen, dass Sie durch eine Rückfrage kalt erwischt worden sind. Sie haben dann generell drei Fluchtwege. Manchmal reicht es, bloß ein wenig Zeit zu gewinnen, um sich aus der Schockstarre des Überrumpelns zu lösen. Wiederholen Sie dazu doch einfach einmal die Frage ("Habe ich Sie richtig verstanden, dass...") Damit stellen Sie auch sicher, dass Sie die Frage richtig verstanden haben. Ist dies aussichtslos, seien Sie ehrlich und gestehen Sie charmant ein, dass Sie diese Information nicht haben.( "Oh ich muss gestehen, da bin ich im Moment überfragt. Ich werde dies aber nachschauen und Ihnen die Informationen schnellstmöglich zukommen lassen, wenn Sie mir Ihre Kontaktdaten geben.") Manchmal klären sich die Fragen auch noch im weiteren Präsentationsverlauf. In diesem Fall stellen Sie die Frage zurück. (""Gut, dass Sie darauf zu sprechen kommen. Ich komme später auf Ihre Frage zurück.")
• Versucht jemand, Sie zu sabotieren?
  Das wichtigste Prinzip ist: Verlieren Sie niemals Ihr Ziel aus den Augen! Manchmal sitzen in der Zuhörerschaft auch Menschen, die zu Ihren "Feinden" werden und die versuchen, Sie absichtlich zu stören. Das können Leute sein, die eigene Ziele oder Projekte verfolgen und denen Sie zum Beispiel mit ihrem Vortrag das Projekt oder ihr Budget streitig machen. Scheinbar harmlose Nachfragen sind dann dazu gedacht, Sie zu demontieren. Gehen Sie auf keine falschen Kompromisse ein, gestehen Sie nichts ein nur um endlich Ruhe vor jemandem zu haben, Absichtsstörer werden immer weiter nachfragen. Manchmal stellen sie sogar so kritische und gemeine Nachfragen, auf die Sie nicht vorbereitet sein können. Wenn Sie nun einen solchen Menschen in Ihrer Zuhörerschaft haben, so ist es extrem wichtig diesen entsprechend zu behandeln. Stellen Sie ihn kalt auch ohne ihn anzufeinden, denn wenn Sie ihre Contenance verlieren, laufen Sie Gefahr als unprofessionell zu gelten und dann hätten Sie schon verloren. Wie können Sie nun reagieren:
  
  Erste Stufe: Die ersten Zwischenfragen kommen. Sie wissen noch nicht, ob der Störer sie absichtlich angeht oder wirklich nur interessiert ist. Als Grundregel gilt: Seien Sie geduldig! Beantworten Sie die Fragen, vereinfachen Sie Ihre Darstellung. Ein Formulierungsvorschlag ist: "Interessante Frage, also für Sie noch einmal..."
  
  Zweite Stufe: Der Störer gibt keine Ruhe. Er fragt erneut nach. Das kann nun an zwei Dingen liegen:
  a. Sie haben wirklich schlecht erklärt. Denken Sie erneut nach, ob Sie es noch einfacher darstellen können, warum der Zuhörer sich nicht in Ihre Argumentation einfinden kann. Seien Sie empathisch!
  b. Er ist als Absichtsstörer entlarvt. Er ignoriert Ihre Erklärung, sabotiert Ihre Vereinfachung und gibt sich als entweder "extrem dumm" oder "extrem dreist" zu erkennen. Bleiben Sie ruhig, stöhnen Sie nicht, blicken Sie nicht entnervt, das wirkt unprofessionell. Vertagen Sie die Antwort: "Lassen Sie uns diese Frage im Anschluss unter vier Augen noch einmal klären, denn ich denke die Frage ist im Moment nicht von allgemeinem Interesse." Ansonsten übergehen Sie weitere Zwischenfragen.
  
  Dritte Stufe:
  Der Absichtsstörer bleibt hartnäckig und stört die Veranstaltung weiter. Nun müssen Sie Konsequenz zeigen. Konfrontieren Sie den Störer und fordern Sie ihn auf, die Veranstaltung nicht weiter zu stören. ("Ich denke, es geht ihnen gegenwärtig nicht darum von mir informiert zu werden, sondern dieses Projekt zu zerreden. Ich habe mich bemüht ihre Fragen hinreichend zu klären, stelle aber nun fest, dass Sie gar nicht ernsthaft um Antworten bemüht sind. Sie können dieser Veranstaltung nun noch weiter beiwohnen, ich werde Ihre Fragen allerdings nicht mehr beantworten. Es steht Ihnen natürlich frei diese Veranstaltung jederzeit zu verlassen."
  
  Vierte Stufe:
  Stört die Person weiter, dann werfen Sie sie hinaus. ("Ich denke es ist besser Sie gehen jetzt!") Seien Sie jederzeit konsequent!

3.5.3 Alternativmedien

Immer dann, wenn es um das Erarbeiten von Ergebnissen geht, sollten Sie sich hüten alles bereits fertig vorbereitet zu haben. Das Plenum wird durchschauen, dass Sie nur auf Ihre Ziele hinaus wollen und nicht wirklich an einer Zusammenarbeit interessiert sind. Aus diesem Grund ist PowerPoint an dieser Stelle schlicht ungeeignet und Sie sollten alternative Transfermedien, wie ein Flipchart, eine Medienwand ein Whiteboard oder ein Smartboard benutzen um Ideen zu sammeln. Hier gibt es eine ganze Reihe von Techniken (Stichworte: Clustern, Mind-Map, Brainstorming, Punktabfrage etc.), die dazu bestens geeignet sind.
Wie aber stellen Sie sicher, dass ein wichtiger Punkt bei einer Abfrage nichtübersehen wird und Sie nachher einen wichtigen Aspekt nicht erwähnt haben? Wenn Sie ein Papiermedium wie das Flipchart verwenden, ist das relativ einfach. Schreiben Sie mit einem dünnen Bleistift das Wort auf dem Flipchart schon vor. Das ist aus der Entfernung kaum zu sehen verhindert aber, dass Sie vergessen diesen Punkt zu erwähnen. Sie sollten aber auf keinen Fall ALLE möglichen Beiträge vorerfassen, denn sonst ist das Plenum wie oben erwähnt nicht lange bereit mit Ihnen zusammen zu entwickeln.

	Letzte Aktualisierung 30.11.2024
	© by Stefan Klebs (2004-2024) (für den Kurs 2002-2024)